Final Yönetim ve Organizasyon Final Ders Özeti

ÖRGÜTSEL İLETİŞİM
7.Ünite Final Ders Özeti

İLETİŞİM KAVRAMI

İletişim; ‘’Toplumun temelini oluşturan bir sistem, örgütsel yapının düzenli işleyişini sağlayan bir araç, bireysel davranışları görüntüleyen ve etkileyen bir teknik, sosyal süreçler bakımından zorunlu bir bilim, sosyal uyum için gerekli bir sanat'' olarak tanımlanabilir .


İLETİŞİM SÜRECİ


***Başarılı bir iletişim için göndericide bulunması gereken özellikler ise şunlardır

•Gönderici, mesaj gönderdiği konu hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

• Gönderici, mesajın nasıl kodlanacağını, sözlerin ve işaretlerin ne anlama geldiğini bilmelidir.

• Gönderici, statü ve rolüne uygun davranmalı, göndereceği mesaj ile statüsü ve rolü arasında ilişki olmalıdır.

• Etkin bir iletişim için gönderici alıcı tarafından tanınmalıdır.

•Gönderici, tam bir iletişim kurabilmek için beden, sembol, ses, yüz, fotoğraf, plan, harita vb. gibi araçları etkin kullanmalıdır

**Alıcı

•Alıcı mesajı algılayabilmelidir.

•Alıcı konu ile ilgili bilgi sahibi olmalı ve geribildirim sistemine sahip olmalıdır.

•Alıcı seçici olmamalıdır. Yani alıcı ihtiyaçlarına, olay ve kişilere karşı tutumlarına, alışkanlıklarına, sahip oldukları değer yargılarına göre mesajları değerlendirmemelidir.

•Alıcı bulunduğu düzleme uyabilmeli, yani gönderici ve alıcı aynı rol ve düzlemde olmalıdır. Gönderici alıcının davranış düzlemine göre mesajı kodlamalıdır.

•Alıcı aynı zamanda gönderici olma özelliği taşımalıdır.

***Mesaj

Bir mesajın etkin olması için dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır

•Mesaj anlaşılır olmalıdır.

•Mesaj açık olmalıdır.

•Mesaj doğru zamanda iletilmelidir.

•Mesaj uygun kanalı izlemelidir.

•Mesaj gönderici ve alıcı arasında kalmalıdır.

Kanal

Kanal mesajın taşındığı ya dailetildiği yol, araç vb. gibi unsurlardır. Bunlar yazılı, sözlü, görsel-işitsel ya da teknik araçlardır.

Kodlama ve Kod Açma

Kodlama iletişimde bir bilginin, düşüncenin, duygunun, fikir veya kanının uygun bir mesaj hâline getirilmesi iken, kod açma ise alıcıya ulaşan bir mesajın yorumlanarak anlamlı bir şekle dönüştürülmesidir.

Algılama ve Değerleme

İletişimin başarısı göndericinin mesaja yüklediği anlama alıcının da aynı anlamı yüklemesidir. Mesaja anlam yüklerken alıcının algı düzeyi büyük önem taşır. İletişim sürecinde algılama, alıcının mesajı kendi zihin süzgecinden geçirmesi ve ona kendi sahip olduğu bilgi, düşünce, kanı, eğitim, duygu vb. unsurlara göre bir anlam yüklemesi şeklinde tanımlanabilir.

Geri Bildirim

Geri bildirim, göndericinin mesajına alıcının verdiği cevaptır. Geri bildirim mesajın alındığının ve mesaja alıcı tarafından yüklenen anlamın göndericiye ulaşmasıdır. Geri bildirim bir nevi mesajın başarısının da bir göstergesidir

Çevresel Koşullar (Gürültü)

Örgütün iç ve dış çevresinde iletişimin etkinliğini engelleyen her unsuru bu başlık içinde değerlendirmek mümkündür. Bu durum sınıf ortamında eğitim veren öğretmeni dinlemeyen öğrencilerin yaptığı gürültü olabileceği gibi, amirinizden gelen yazılı mesajı okurken çalan telefon ya da konuşma esnasında başka bir kişinin konuşarak araya girmesi olabilir.

ÖRGÜTSEL İLETİŞİM

İletişim bir örgütün faaliyetlerini başarılı bir şekilde yürütmesine temel teşkil eden en önemli süreçlerin başında gelmektedir. Doğru işleyen ve etkin bir iletişim sistemi oluşturulan bir örgütte karşılaşılabilecek olumsuzluklar da o derece az olacaktır. Başarılı bir örgütsel iletişim, başarılı bir örgüt yönetiminin ve örgütsel performansın temelidir.

***Örgütsel iletişim en basit şekilde bir örgütün hem iç hem de dış çevresi ile kurduğu etkileşim olarak tanımlanabilir.




• Yeni teknoloji ve yönetim anlayışına ilişkin bilgilerin ilgili taraflara aktarılarak bunlara uyumun sağlanması,

• İş güvenliğine yönelik bilgilerin devamlı tekrar edilmesi ile üyelerin iş güvenliğine ilişkin tedbirleri almalarını sağlamak, • Örgütle ilişkisi bulunan kimselere sürekli bilgi verilerek örgüt içerisinde bir aile ortamının ve danışma ortamının yaratılması, dostluk, bağlılık ve sevgi ilişkilerinin geliştirilmesine imkân sağlamak,

• Örgütün faaliyet alanlarına ilişkin her türlü mevzuatın, örgüt üyelerine duyurularak bu konudaki olası hataların önüne geçilmesi,

• Örgüt üyelerinin örgütsel amaçlara güdülenmesini sağlamak,

• Yönetenler ve yönetilenler (ast-üst) arasındaki iki yönlü karşılıklı iletişimi özendirmek,

• Üyeleri geleceğe ilişkin beklentiler, ilerleme olanakları, ücret ve ödüllendirme vb. konularda bilgilendirmek,

• Görevlerinin ne olduğu, nasıl, ne zaman ve nerede yapılacağı konusunda üyeleri bilgilendirmek,

• Etkili kararların alınabilmesi, eşgüdümün sağlanabilmesi ve kontrollerin yapılabilmesine katkı sağlamak,

• Örgütsel sorunların açığa çıkmasına yardımcı olmaktır.

Örgütsel İletişim Türleri

Örgütlerde iletişim resmî ve gayriresmî iletişim olarak iki biçimde gerçekleşmektedir.

Resmî İletişim Türleri

Örgütlerde gerçekleşen iletişim türleri dikey, yatay ve çapraz iletişim olmak üzere üç grupta incelenebilir.

Dikey İletişim

Ast-üst ilişkileri çerçevesinde gerçekleşen iletişim türüdür. Yöneticilerden, çalışanlara doğru emir ve talimatlar giderken, çalışanlardan yöneticilere doğru ise bilgi ve raporlar iletilmektedir. Yöneticilerden çalışanlara doğru emir, talimat ve yönlendirmelerin olduğu dikey iletişim türü yukarıdan aşağıya doğru dikey iletişim iken, çalışanlardan yöneticilere doğru giden bilgi ve raporların olduğu dikey iletişim türüne ise aşağıdan yukarıya iletişim denmektedir. Örneğin; şube müdürünün şubesinde çalışana verdiği talimat yukarıdan aşağıya dikey iletişim iken, aynı çalışanın verilen görev doğrultusunda şube müdürüne sunmuş olduğu rapor aşağıdan yukarıya dikey iletişimdir.

Yatay İletişim

Örgütlerde eşitler arasındaki iletişim türüdür. Yani hiyerarşik olarak aynı kademe ve statüde olan çalışanlar arasında gerçekleşen iletişim şeklidir. Örneğin; bir örgütte üretim müdürü ile pazarlama müdürü, kamuda iki şube müdürü, bir fakültede iki bölüm başkanı arasındaki iletişim yatay iletişimdir.

Çapraz İletişim

Örgütlerde iletişim her zaman dikey ve yatay iletişim şeklinde gerçekleşmemektedir. Bazı durumlarda farklı birim ya da bölümlerde çalışan yönetici ve çalışanlar arasında iletişim kurulmak zorundadır. Yani herhangi bir birim yöneticisi başka birimdeki bir çalışanla iletişim kurabilir. Örneğin; üretim müdürünün pazarlama şefi ile kurmuş olduğu iletişim türü çapraz iletişim türüdür.

Örgütlerde Gayriresmî İletişim

Örgütlerde resmî iletişimin dışında çalışanların kendiliğinden kurdukları iletişim türüdür.

Örgütsel İletişim

Örgütlerde iletişim araçları yazılı, sözlü, görsel ve işitsel iletişim araçları olmak üzere üç grupta incelenebilir



Yazılı İletişim Araçları

Örgütlerde kullanılan yazılı iletişim araçları;, işletme gazetesi, broşür ve el kitapları, afiş, ilan tahtası ve yazılı raporlardır.



Sözlü İletişim Araçları

Örgütlerde kullanılan sözlü iletişim araçları toplantılar veya kısa süreli görüşmeler, konferans ve seminerlerdir.



Görsel ve İşitsel İletişim Araçları



Eğitim amaçlı kullanılan videolar ya da bilgisayarlar vasıtasıyla e-mail ile ya da şirket telefon hatları üzerinden gerçekleştirilen iletişimler, örgütsel iletişimde sık kullanılan iletişim metotları arasında yer almaya başlamıştır.

Örgütsel İletişim Modelleri

Örgüt bir grup olarak kabul edildiğinde örgütlerde bireyler ve grup lideri arasındaki iletişim beş farklı şekilde kendini göstermektedir. Bunlar; merkezî model, Y modeli, Zincir Modeli, Dairesel Model ve Serbest Model şeklindedir

Merkezî Model

Bu model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını belirten bir modeldir. Bu model geleneksel örgütsel yapı ve felsefesine uygundur. Mekanik örgüt yapılarında otorite yöneticidedir. Buradaki iletişimde bütün grup üyeleri merkezi durumdaki lider ya da yönetici ile iletişim kurabilirken, kendi aralarında iletişim kuramazlar. Yüksek derecede merkezî, iletişim kanal sayısı az, liderlik tatmini yüksek, grup tatmini az, iletişim hızı yüksek bir modeldir.

Y Modeli

Merkezî modelden sonra en yüksek derecede merkezileşmiş, az sayıda iletişim kanalına sahip bir modeldir. Liderlik tatmini yüksek, grup tatmini düşük, kişisel tatmini yüksek ve iletişim hızı ve doğruluk derecesi yüksektir.

Zincir Modeli

Y modelinden sonra örgütsel iletişimde en fazla merkezciliğe yol açan modeldir. İletişim kanal sayısı, liderlik, grup ve kişisel tatmin orta derecede olan bu modelde, iletişim hızı ve doğruluk derecesi de yüksek değildir.

Çember Modeli

Grup üyelerinin birbirleriyle iletişim imkânlarının hayli fazla olduğu ve iletişimin tek bir kişinin tekelinde olmadığı bir modeldir. İletişim kanal sayısı orta derecede, liderlik tatmini düşük, grup tatmini orta ve kişisel tatmin düzeyi düşük, iletişim hızı ve doğruluk derecesi de düşüktür.

Serbest Model

Tüm iletişim kanallarının herkese açık olduğu, herkesin herkesle hiçbir kısıtlama olmaksızın iletişim kurduğu en demokratik iletişim türüdür. Düşük merkezileşme, kişisel tatmine karşılık yüksek bir grup tatmini sağladığı, iletişimin hız ve doğruluğu açısından ise düşük düzey sergileyen bir modeldir.

***Örgütsel İletişim Engelleri

-Kişisel ya da Bireylerden Kaynaklanan Nedenler

-Fiziksel ya da Çevresel Faktörler

-Şematik ya da Yanlı İletişimden Kaynaklanan Sorunlar

-Zaman Baskısı

-Algılamadaki Seçicilikten Kaynaklanan Engeller



**Örgütsel İletişimin İyileştirilmesi

• Etkin iletişim kanallarının oluşturulması:

• Açık ve şeffaf yönetim anlayışının geliştirilmesi: • Katılımcı yönetim anlayışı:

• İç hedef grupların bilgilendirilmesi:

• İşgörenlerin eğitilmesi ve yabancılaşmanın önlenmesi: