I.1.A. Proje Ve Programlar
Projeler, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak sonuçları üretmek üzere beşeri ve fiziksel kaynakların bir araya getirilmesi olarak tanımlanır.
Projeler, büyüklükleri, amaçları ve süreleri açısından çeşitlidir. Projeler, bir topluluk içinde sınırlı girdilerle ve görece kısa bir zaman içinde somut çıktılar üretmek üzere başlatılabilir. Ya da daha uzun bir zaman dilimi içinde büyük mali kaynaklarla yalnızca fayda üreten projeler de olabilir.
Bir köyde yetişkin eğitimi projesinden bir ülkede okul ağındaki çocuklar için temel eğitim projesine kadar örnekler vermek olanaklıdır. İlki yalnızca bir öğretmen ve birkaç eğitim malzemesi ile gerçekleştirilebilecekken, ikincisi pek çok sayıda okul, öğretmen, eğitim materyali ve idareye gereksinim duyar. Projeler tek başına ya da bir programın altında diğer projelerle birlikte aynı hedefe hizmet edebilirler. Örneğin, Sürdürülebilir Kırsal Kalkınma Programı altında organik tarım projesi, kadınların güçlendirilmesi projesi, doğal kaynakların kirliliğe karşı korunması projesi, sulama sisteminin geliştirilmesi projesi, okur-yazarlığın artırılması projesi vb., pek çok alt proje sürdürülebilir kırsal kalkınma hedeflerine erişmeye katkıda bulunabilirler.
Proje, bir yenilik getirmek üzere ve belli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir sürede ve bir arada yapılması gereken, birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili faaliyetler grubudur. Projeler, bir değişim ihtiyacı sonunda ortaya çıkar ve yenilik getirmek amacıyla yapılırlar. Bu yenilikler, bir ürün geliştirmek olabileceği gibi, süreç iyileştirme, yeni kalite standartlarının belirlenmesi de olabilir. Genellikle büyük ölçekli, kapsamlı ve karmaşık düzenlemelerdir. Projeleri, diğer süreçlerden ayırt eden bazı özellikler şunlardır:
Proje yönetiminin başlıca özellikleri:
Proje yönetiminin temel işlevleri planlama, organizasyon, uygulama ve kontroldür.
Projeyi tanımlarken cevaplanması gereken bazı temel sorular şunlardır:
Proje yönetimi organizasyonu yapılırken şu hususlar izlenmelidir:
a) Saf proje organizasyonu
b) Kurmay proje organizasyonu
c) Proje grubu organizasyonu
d) Matriks organizasyon
Proje yöneticisinin yetkisinin en yüksek düzeyde olduğu saf proje organizasyonu, faaliyetleri proje temeline göre bölümlere ayrılmış örgüt tipi olarak tanımlanabilir. Bu organizasyonda emir/komuta birliğine uygun bir yönetim uygulaması vardır.
Kurmay proje organizasyonunda bir kurmay ya da bir danışman, proje ile ilgili inceleme, araştırma, tasarım ve koordinasyon görevlerini üstlenir. Burada proje yöneticisi, görevi danışmanlık olduğu için, emir-komuta yetkisine sahip değildir.
Proje tipi organizasyonlar, personel sayısının ve işlevlerinin az olduğu küçük işletmelerde uygulanan bir yöntemdir. İşler genellikle takım veya gruplar halinde yürütülmektedir. Bu organizasyonda, değişik bölümlerden uzmanlar bir proje koordinatörünün yönetimine verilmektedir.
Matriks proje organizasyonunun en belirgin özelliği ikili kumanda sistemine sahip olmasıdır. Burada hem bölüm yöneticisi hem de proje yöneticisi mevcuttur. Bu bakımdan astlar, hem bölüm yöneticilerine hem de proje yöneticisine karşı sorumludurlar. Ancak proje yöneticisi ile bölüm yöneticisi arasında herhangi bir hiyerarşi mevcut değildir. Yani matriks organizasyonda hem yatay hem de dikey ilişkiler söz konusudur. Burada proje yöneticisi ile bölüm yöneticisi işbirliği içinde hareket etmeli, anlaşmazlıklara yer vermemelidirler. Matriks organizasyon esnek bir yapıya sahiptir ve yatay ve çapraz ilişkilere yer veriyor olmasından dolayı etkindir.
Faaliyetler başladıktan sonra yapılan işlerin planlara uygun yürüyüp yürümediğinin sürekli kontrol edilmesi gerekir. Kontrol, projede neyin yapılmakta olduğunu, ne yapılması gerektiğini ve nerede bulunduğumuzu belirleyen bir yönetim fonksiyonudur.
Başarılı bir kontrol yapılması, etkili bir kontrol sistemi ile mümkün olur. Kontrol sistemi ile denetim ölçütleri belirlenir, gerçekleşen durumla olması gereken durum karşılaştırılır, bu iki durum arasındaki farklılıklar ve nedenler tanımlanır ve bu farklılıkları ortadan kaldırmak için düzenleyici tedbirler belirlenir.
Başarılı Bir Proje İçin
Bir projenin başarılı olabilmesi için bazı önemli etkenleri şöyle sıralayabiliriz:
Üst Yönetimin Desteği: Ekip üyeleri, yönetimin desteğini arkalarında hissetmelidirler. Bu his oluşmazsa, ekibin baştaki heyecanı kaybolur ve yönetimin projeyi önemsemediği kaygısı oluşur. Böyle bir ekibin de başarılı olması mümkün olmaz.
Amaçların Belli Olması: Projenin amacı, ulaşılmak istenen hedefler açık ve net bir şekilde belirlenmelidir. Amaç belirsiz olursa, nasıl bir yol izleneceği de belirsiz olur.
Amaçların Gerçekçi ve Ölçülebilir Olması: Amaçlar gerçekleştirilebilir, sonuçları nesnel bir biçimde değerlendirebilmek için ölçülebilir olmalıdır.
Çalışan Katılımı: Proje ekibinde yer alan herkes projenin başarısına katkıda bulunmalıdır. Bu, çalışanların işi sahiplenmesi demektir.
Motivasyon: Projenin tanınması, takdir edilmesi ve üst yönetim tarafından desteklenmesi çalışanları motive edecek, onlara çalışma şevki verecektir.
Liderlik: Proje ekibinden sorumlu olan kişilerin yöneticilikten çok, gözetmenlik yapmaları gerekmektedir. Ekibi motive edebilmeli ve onlara yol gösterebilmelidir.
Eğitim: Proje ekibindeki her üyenin proje amaçlarına yönelik güncel bilgilerle donanması gerekir. Eğitim, sadece kişilerin gerekli ve yeterli bilgiye sahip olmalarını değil, aynı zamanda aynı dilden konuşmalarını, ekip üyeleri ile iletişimde bulunmalarını da sağlar.
Başarılı bir proje için üst yönetimin destek vermesi, amaçların belirli, gerçekçi ve ölçülebilir olması, çalışanların katılımlarının sağlanması, motivasyon, liderlik ve eğitim gereklidir.
Büyüklüğü ve niteliği farklı olsa da proje yönetimi için gerekli olan süreçler aynıdır.
I.1.b. Proje Döngüsü
Bir süreç ifade eden “proje döngüsü” altı temel aşamayı içinde barındırır. Bu aşamalar:
II. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ VE MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI
II. 1. Adım 1: Projenin tanımlanması
Proje döngüsünün ilk adımı projenin tanımlanmasıdır. Proje fikri nereden geliyor? Proje topluluğun gereksinimlerini nasıl yansıtıyor?
İlk Adımlar: Değişim için harekete geçme
Bir projenin tanımlanmasına yönelik ilk adım farklı kaynaklardan gelebilir. İlk dürtü, sorun yaşayan ve bu sorunu algılamış olan topluluktan gelebildiği gibi ya da bir değişimde katalizör olarak rol almak isteyen dışsal bir oluşumdan da gelebilir. Örneğin, kamu hizmetlerine erişimleri kısıtlı olan fiziksel engelli yurttaşların gereksinimlerini karşılayacak bir proje fikrinin yanısıra, temel eğitimde bilgiye erişimin dijital hale getirilmesi için eğitim sisteminin değiştirilmesi için fikir oluşturmak.
Sorunun niteliği ve paydaşlar analizi
Sorundan etkilenmiş toplumun en önemli ihtiyaçları, sorunu yaşamayanların en önemli olarak tanımladıklarıyla her zaman uyuşmayabilir. Projede toplum ilgisini ve desteğini harekete geçirmek için doğrudan onların ihtiyaçlarına yanıt verecek çözümler üretmek gerekir.
Proje üretenler, toplulukların ihtiyaçlarının homojen olduğu kanısına kapılmamalıdırlar. Bir topluluğun içindeki farklı insanlar birbirinden farklı ve zaman zaman da birbiriyle çatışan ihtiyaç ve isteklere sahip olurlar. Örneğin kadınların güçlendirilmesini hedefleyen bir proje erkeklerin bir kısmını tehdit edebilir.
Bir sorunun nadiren tek bir sosyal ya da ekonomik kaynağı vardır. Bir sorunun doğası, üç düzeyde gözden geçirilebilir: Bir sorun, makro düzeyde ortaya çıkan bir kısıtlamadan kaynaklanabilir, örneğin yasal sistem ya da o soruna yönelik politika yoksunluğu gibi. Kısıtlılıklar orta düzeyde olabilir örneğin insanların hizmetlere erişimini kısıtlayıcı düzenlemeler gibi. Ya da kısıtlılıklar ev ve yerel topluluk düzeyinde olabilir, örneğin bazı kültürel normlar hane halkının ya da topluluğun bazı üyelerini karar verme mekanizmasından dışlıyor olabilir
Bir sorun, kendi dışsal ortamından bağımsız olarak ele alınamaz. Sorunun mutlaka her düzeyde (sorunun politika ve yasal düzeyde belirleyicileri, sorunun uygulama düzleminde belirleyicileri ve sorunun mikro düzeyde belirleyicileri) ele alınması gerekir. Bu çerçevede ihmal edilmeyecek olan ise her düzeyde paydaşların rolünün de tanımlanabilmesidir.
Paydaşlar: Proje ile ilişkisi Olan Kişiler, Gruplar, Kurumlar Ya Da Kuruluşların Hepsi Projenin Paydaşları Olarak Tanımlanır. Paydaşlar Doğrudan Ya Da Dolaylı Biçimde Proje Sürecinden Olumlu Ya Da Olumsuz Biçimde Etkilenecek Olanlardır.
Birincil Paydaşlar: Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin temel yararlanıcıları da hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar olarak bu gurupta yer alır.
İkincil Paydaşlar: Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. Bunlar, fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlardır.
Kilit Paydaşlar: Değişimi yaratacak olan kuruluşlar
Paydaşlar çözülmek istenen sorunun niteliğine bağlı olarak değişirler. Örneğin kişiler yaş, cinsiyet, eğitim, etnik köken, din ve meslek olarak birbirlerinden farlılık gösterirler; hane halkları, hane halkı reisinin cinsiyeti, medeni durum, gelir, iş durumlarına göre farklılaşırlar; topluluklar ise yer, sahip olunan kaynaklar, altyapıya ve hizmetlere erişim açısından farklılaşırlar.
Burada sorulması gereken sorular:
Kuruluşun ya da organizasyonun üzerine eğileceği durumu ya da sorunu tanımlamasının ilk aşamasını bu durum ya da sorunla ilgili durum analizlerinin yapılması oluşturur. Bu analizler, sorun alanına yapılacak müdahale için gerekli olan temel bilgiyi oluşturur. Uzmanlar tarafından yapılan fizibile etüdleri, ön değerlendirme raporları mevcut durum analizi için önemli belgelerdir. Bu analizler teknik, ekonomik, sosyal ve çevre durumuna ilişkin analizleri kapsar. Bütün proje programlaması, mevcut durumun analizi ve projenin üzerinde duracağı sorunun tanımı ile başlamalıdır. Projenin başarısı, sorunun ne kadar kesinlikte ve doğrulukta anlaşıldığına bağlıdır. Bu aşamada yararlanıcıların perspektifi son derece önemlidir.
Durum analizi, paydaşların içinde yer aldığı koşulların ayrıntılı bir biçimde gözden geçirilmesidir. Durum analizi iki aşamalı yapılabilir:
Durum analizini tamamladıktan sonra, elde edilen bilgilerin doğruluğunun sınanması, eksik kalan bilgilerin tamamlanması ve paydaşlara kendi sorunlarını bütün boyutlarıyla algılayacakları bir perspektifin sunularak öncelikler konusunda fikir edinmelerini sağlamak üzere mevcut bilgiler paydaşlarla birlikte gözden geçirilir ve tartışılır. Bulguların gözden geçirilmesi süreci sonucunda proje önerisi olarak geliştirilebilecek pek çok tema ortaya çıkacaktır. Bu çerçevede, seçilecek proje temasının akılcı olup olmadığının anlaşılması gerekecektir. Bunun için aşağıdaki sorular çerçevesinde karar vermek gerekecektir.
Paydaşlar Analizinin Önemi
Bir proje ya da program içinde yer alan farklı aktörlerin çıkarlarını/beklentilerini, konumlarını, rollerini ve sorumluluklarını anlamada önemli bir araçtır. Mevcut durum analizinde tanımlanan sorunların gruplar, kişiler ve kuruluşlar tarafından nasıl algılandığını ve yaşandığını açığa çıkarır. Paydaşlar analizi yoluyla, projenin ana paydaşlarının çıkar ve ilgilerinin belirlenmesi, bunların projeyi riskler ve varsayımlar olarak nasıl etkileyeceklerini saptamak da olanaklı hale gelir.
Paydaşlar Analizi Nasıl Gerçekleştirilir?
Paydaşlar analizine bütün olası paydaşların listesini oluşturarak başlanır. Çocuklar, engelliler gibi alt-grupların algıları mutlaka içerilmelidir. Listede yer alan her ilgili grup özel bir kategoriye yerleştirilir ve proje içindeki rolü tanımlanır. Birincil ve ikincil paydaşlar arasında farklılaştırma yapılır.
Kontrol Listesi:
Kontrol Listesi:
ADIM 1: PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİ (cinsiyet farklılaştırması ile birlikte[1])
Projenin hedef ve nihai grupları (projeden olumlu etkilenecek olanlar )
Proje ortağı haline gelmeleri yararlı bulunanlar
Projeyi kendilerine bir tehdit olarak hissettiği için projeye karşı olabilecekler
Her durumda projeye katılacak olanlar
ADIM 2: PAYDAŞLARIN ROLLERİNE GÖRE AYRIŞTIRILMASI
İlgili taraf bir grup mu? (örgüt, insanlar grubu, vs.)
Projede çalışacak mı, eş finansman sağlayacak mı, ?
Projeden yararlanacak mı?
Destekleyici bir kuruluş mu?
Denetleme fonksiyonu var mı?
ADIM 3: SOSYAL, EKONOMİK VE ÖRGÜTSEL ÖZELLİKLERİNİN TANIMLANMASI
Sosyal ve ekonomik özellikleri nedir?
Yapıları nasıl? Örgütlenmişler mi? Kararlar nasıl veriliyor? Statüleri nedir?
ADIM 4: BEKLENTİ VE İLİŞKİLERİN TANIMLANMASI
Projeden çıkarları ve beklentilerini tanımla
Çeşitli paydaşlar arasındaki bağlantıları ve ilişkileri tanımla
ADIM 5: POTANSİYELLERİN, KAYNAKLARIN VE KAPASİTELERİN BELİRLENMESİ
Proje açısından yaralı olacak mevcut güçlü yanlar nedir?
Projeye potansiyel katkıları nedir?
Proje tarafından gözetilmek zorunda olunan zayıflıkları nelerdir?
ADIM 7: SONUÇLARIN ÇIKARILMASI
Grubu nasıl hesaba katmalıyız?
Hangi etkinliği üstlenmeliyiz
Grupla nasıl ilişki kurmalıyız?
PaydaşlarÖzelliklerBeklentiler/Çıkarlar/
Hedefler
Potansiyeller, kaynaklar ve kapasiteleriProje için sonuçlarBirincil Paydaşlar
Hedef gruplar
Nihai yararlanıcılar
Olumsuz etkilenecek olanlar
İkincil Paydaşlar
İlgili Resmi Kurumlar
Hizmet sunucuları
STK’lar vs
PAYDAŞLAR ANALİZİ
ÖRNEK
PaydaşlarÖzelliklerBeklentiler/Çıkarlar/
Hedefler
Güçlü yanlar/Zayıf yanlarProje için sonuçlarBalıkçılarGeleneksel olarak önemli bir gelir kaynağı
Küçük ama aktif bir kooperatif
Gelirdeki düşüş en azından duracak
Balık avcılığı sınırlandığında direnç gösterecekler
Nehiri ve araziyi tanıyorlar
En kirli noktaları biliyorlar
Kirlilik kontrolü tedbirlerini destekliyorlar
Tüm balıkçılar arasında bilinç artırma
Kirlilik kontrolü tedbirleri alınmalı
SanayiÖnemli bir ekonomik aktör
İşçiler sendikasız
Hükümet üzerinde güçlü etkiye sahipler
Kǎrı maksimize etmek
İmaj artırmaya önem veriyor
Kar kaybına karşı güçlü bir direnç gösterecek
Yeni teknolojiler için mali kaynakları var
Temiz teknoloji yoluyla kaynak tasarrufu potansiyeli var
Kirli atığın bölge üzerindeki etkileri konusunda bilinçlerinin artırılması
Projede alınacak tedbirler yoluyla imajlarını güçlendirme
AilelerHaneleri çoğu atık sularını nehire boşaltıyorlar
Tehlikenin farkında değiller
Atıksu şebekesine bağlanmak istiyorlar
Birilerinin atık toplamasını bekliyorlar
Hizmetler için ödeme yapma kapasiteleri ve istekleri varKirli atığın bölge üzerindeki etkileri konusunda bilinçlerinin artırılması Çevre koruma maliyetleri konusunda duyarlılaştırmaVe diğerleri…
STRATEJİ ANALİZİ
Strateji nasıl oluşturulur?
Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemi tanımlamaktır. Strateji analizi, hangi hedeflerin proje içinde kullanılacağına ve hangi hedeflerin dışarıda kalacağına karar verme sürecidir. Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedefleri ve Proje amacı da tanımlanır.
ADIM 1: Dışarıda bırakmak istediğiniz hedefleri tanımlayın (arzu edilmeyen ya da gerçekleşebilir olamayan). Hangi hedefin dışarıda bırakılacağına aciliyet, bütçe, politika öncelikleri, insan kaynakları, sosyal kabul edilebilirlik kriterleri temelinde karar verilir.
ADIM 2: Olanaklı stratejileri ya da öğeleri elde etmek için hedefleri grupla, kendi kapasiteleri ve mevcut potansiyel desteklerini tanımla
– Bu kapasiteyle hangi sorunları değiştirebileceğini tanımla
ADIM 3: Aşağıdaki kriterler çerçevesinde hangi stratejinin seçileceğini ya da optimal stratejinin hangisi olduğunu değerlendir
Hedef grupların öncelikleri ve bu grubu cezp etme
Kaynakların mevcudiyeti: Dış kaynaklar, ortak kuruluşların fonları, gereksinilen uzmanlık
Hedef grubun mevcut potansiyelleri ve kapasiteleri
Diğer eylemlerle ilişkileri ve tamamlaycılığı
Toplumsal olarak kabuledilebilirliği
Eşitsizlikleri azaltmaya katkıları (kadın-erkek)
Aciliyet
ADIM 4: Genel Hedeflere ve Projenin amacına karar ver
Stratejilerden Mantıksal Çerçeveye
II.2. ADIM 2: Proje Hazırlama/Tasarım
Proje döngüsünün ikinci aşaması, Aşama 1’de elde edilen bulgular doğrultusunda detaylı bir proje tasarımını hazırlamaktır. Bu aşamada kullanılacak olan tekniğin adı, proje tasarımını yapılandırılmasında mantıksal çerçeve yaklaşımıdır. Mantıksal çerçeve yalnızca proje hazırlamada rehberlik görevi görmez, aynı zamanda uygulamada projenin izlenmesi ve değerlendirilmesi için de önemli bir araçtır.
Mantıksal çerçeve, dörde dörtlük bir matris içinde projenin temel yapısını oluşturur. Bu matrisin ana başlıkları şöyledir:
Projenin Yapısı: faaliyetler, çıktılar, amaç ve genel hedef
Nesnel olarak doğrulanabilir göstergeler olarak adlandırılan proje yapısı içindeki her öğenin miktar, nitelik, zaman, hedef grup ve yer açısından hedefleri
Doğrulama Kaynakları olarak adlandırılan ve hedeflere ulaşmada ilerleme sağlandığını doğrulayıcı bilgi kaynakları
Varsayımlar olarak adlandırılan ve projenin uygulanmasını ve sürdürülebilirliğini etkileyebilecek projenin kontrolü dışındaki faktörlerin tanımlanmasını içeren dışsal koşullar.
Projenin yapısıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarGenel HedefProje AmacıSonuçlar/ÇıktılarFaaliyetlerAraçlarBütçeÖn Koşul
II.2.1. Projenin yapısı:
Genel Hedefler: Projenin Amacı, Birden Fazla Sayıda Genel Hedefe Katkıda Bulunabilir. Genel Hedefler, Projenin Neden Yararlanıcılar, Toplum, Bölge, Ülke, Hükümet, Donör Vs. Açısından ÖNEMLİ Olduğunu Tanımlar. Bu Hedefler Hükümet Ya Da Donör Kuruluşun Politikalarını Yansıtır. Genel Hedefler Aynı Zamanda Ideal Durumu Tanımlar. Ulaşılması Uzun Erimlidir. Her Bir Projenin Amacına Erişmesi, Genel Hedeflere Bir Adım Daha Yaklaşmayı Olanaklı Kılar.
Proje Amacı: Proje amacı net olarak tanımlanmış, ulaşılabilir hedeflerdir. Proje amacı, yalnızca hizmetlerin sunumundan ibaret değildir, aynı zamanda hizmetlerden yararlanmayı da içerir. Başka bir değişle proje amacı yararlanıcıların NİYE projeye İHTİYACI olduğunu açıkça ifade etmelidir. Yararlanıcıların sorumluluğu projenin amacına erişmesi olduğu için proje tarafından sağlanan sonuçları kullanabilmelidirler.
Proje Sonuçları/Çıktılar: Sonuçlar, hedefler ağacında tanımlanan alt hedeflerin hizmetler, ürünler, yararlanıcılara sağlanabilecekler açısından tanımlanmasıdır. Bunlar projenin şartları altında uygulayıcı kuruluşla sağlanır. Sonuçlar, planlanmış faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda elde edilir ve projenin amacına erişmesine katkıda bulunur. Bir projede birden fazla sonuç üretmek olanaklıdır. Hangi sonuçların elde edileceği, hedef ve strateji analizleri sonucunda belirlenir.
Proje Faaliyetleri: Projenin Amacına Ulaşması Için Elde Edilmesi Gereken Sonuçları Üreten Bütün Işlerdir. Eylem Anlattıkları Için Faaliyeti Tanımlayan Cümleler –Mek, -Mak Ekleri Ile Biter. Bir Projenin Zaman Çizelgesi Ve Bütçesinin Temelini Faaliyetler Oluşturur. Her Faaliyet Somut Bir Işlemdir Ve Bu Işlemin Sonucunda Elde Edilmesi Hedeflenen Etki Tanımlanmıştır. Dolayısıyla Faaliyetlerin Planlandığı Gibi Gerçekleştirilmesi Ve Bu Süreç Içinde Hedef Grupların Ve Yararlanıcıların Yer Alması Beklenir.
FAALİYETLER ve ÇALIŞMA PLANLARININ TANIMLANMASI
Faaliyetler, proje amacına ulaşabilmek için üretilmesi gereken sonuçları (çıktıları) yaratır.
Faaliyet tanımlaması için adımlar
Planlanmış Faaliyetlerin ne zaman ve kimin tarafından yürütüleceğine ilişkin tablo proje teklifininde ayrıntılı olarak yer almalıdır.
12 aylık bir projenin etkinlik, etkinliği gerçekleştirmeden sorumlu taraf ve etkinliğin başlatılma ve bitmesini gösteren zaman tablosu örneği
Faaliyet
Sorumlu taraf/Proje Ortağı123456789101112
II. ARAÇLARIN ve MALİYETLERİN TANIMLANMASI
Maliyet tahminleri dikkatli ve detaylı bir bütçe yapmayı gerektirir. Bütçeyi çalışması, faaliyetler listesi temelinde yapılır. Listede yer alan her bir faaliyetin gerçekleşebilmesi için gerekli olan ARAÇLAR tanımlanır. ARAÇLAR, planlanmış faaliyetleri gerçekleştirmek ve projenin yönetimini sağlamak için gerekli olan fiziki ve gayri-fiziki kaynakları kapsar. Maliyetler de bu ARAÇLARIN finansal terimlere dönüştürülmüş halidir.
ADIM 1: Her bir Sonuca tekabül eden planlanmış faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli olan insan, materyal ve finansal araçları tanımla.
ADIM 2: Mantıksal çerçevede yer almayan ancak projenin yönetilmesi ve destek faaliyetleri için gerekli insan, malzeme ve finansal araçları tanımla (örneğin, koordinasyon ofisinin binası, idari personel, muhasebeci vs.). Şeffaflık açısından bu faaliyetleri Mantıksal çerçeve Matrisinin en altına yerleştir. Böylelikle hem araçları tanımlamak hem de bu faaliyetler için gerekli bütçeyi tanımak olanaklı hale gelir.
ADIM 3: Maliyetleri hesapla ve bu maliyetleri finansman sağlayan kuruluşlar arasında paylaştır, toplam bütçeyi hesapla.
ADIM 4: Maliyetleri, Yabancı Donör, Hükümet, Hedef Grup ya da diğer donörlere göre sınıfla
ADIM 5: Araçların özetlerini 2.sütunun en altına faaliyetlere karşılık gelecek biçimde yerleştir. Bütçeyi de 3.cü sütunun en altına Araçların yanına yerleştir.
Projenin hedefleri, amacı, çıktıları ve faaliyetlerini belirleyebilmek için daha önceki aşamada yapılan paydaşlar ve sorun analizi sonuçları kullanılır. Sorun ağacında yer alan ve paydaşlarla paylaşılmış nedene sonuç ilişkilerine bağlı sorun hiyerarşisi, aynı hiyerarşi içinde gelecekteki iyileşme durumuna çevrilir ve ardından izlenecek yol seçilir. (Bkz. Hedefler ve Starteji Ağacı ve analizleri)
HEDEFLER KONTROL LİSTESİ
Matrisin 1. Sütununun Kontrolü
O zaman
Eğer
Gerekli ve Yeterli mi?
III. Projenin sınırları nerede bitiyor?
ÖRNEK
Müdahale MantığıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarYerel Halkın yaşam Koşulları İyileştiNehrin su kalitesi iyileşti1.Evlerin ve Fabrikaların Nehre doğrudan atık su boşaltımı azaldı
1.1. Şirketlerin çevresel yatırımları analizi
1.2. Uygun temiz teknolojiler belirlenmesi
1.3. Tasarım teşvikleri ması
1.4. Teşviklerin testleri ve uygulanması
1.5 Teşviklerin sağlanması
1.5. Yasal düzenlemelerin iyileştirilmesi ve izlenmesi
1.6. Evlerin ve Fabrikaların kanalizasyon şebekesine bağlanması
AraçlarBütçeÖn Koşul
II.2. 2. Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler
Göstergeler, projenin sonuçlarının, amacının ve hedeflerinin ölçülebilir terimlerle tanımlanmasıdır. Bunların arasında neden-sonuç ilişkisi yoktur. Ancak performans ölçücüsü olarak hedeflerin başarılı bir biçimde yerine getirilmesini nasıl izleyeceğimizi gösterir.
Göstergeler, kullanıcının ihtiyacına uygun, toplanması, kullanılması ve anlaşılması kolay, tanımı net, birbirinden bağımsız ve olabildiğince az olmalıdır.
Göstergelerde genellikle nicelik, nitelik, yer, hedef grup ve zaman açısından tanımlama yapılır.
Göstergelerin oluşturulması:
Temel gösterge ile başla. Bu göstergenin sayısal olarak tanımlanabilmesine sağla ve ardından niteliğini ve zamanını ve yerini tanımla.
Örnek:
Adım 1: Temel göstergeyi tanımla
Küçük ölçekli çiftçilerin pirinç rekolteleri arttı
Adım 2: Miktar ekle
Pirinç rekoltesi X ton arttı
Adım 3: Hedef grup ve Nitelik ekle
3 hektardan daha aşağı toprağa sahip olan çiftçiler tarafından 1997 yılında üretilen ürün kalitesi ile aynı nitelikte üretilen Pirinç rekoltesi X ton arttı.
Adım 4: Zaman ekle:
1997 yılında üretilen ürün kalitesinin aynısı Pirinç rekoltesi 3 hektardan daha aşağı toprağa sahip olan çiftçiler tarafından 1998 yılı sonunda X ton arttı.
Genel Hedef düzeyinde göstergeler:
Genel hedef düzeyinde göstergeler, bu projenin ve olası diğer projelerin hep birlikte katkıda bulunduğu bir programın ya da sektörün hedeflerini tanımlar.
Proje Amacı düzeyinde göstergeler
Proje amacı, projeyi yapmanızın ana nedenidir. “Niye çıktı üreterek sonuç yaratmaya çalıyorsunuz?” Sorusunun yanıtıdır.
Amaç için doğrulanabilir göstergeler, amacın yerine getirildiğini ispatlamak zorundadır. NİCELİK, NİTELİK, HEDEF GRUP, ZAMAN ve YER bileşimiyle mümkün olduğunca amacın göstergesi tanımlanmalıdır.
Çıktı düzeyinde göstergeler
Çıktı düzeyinde olana göstergeler proje uygulayıcısının sorumluluk alanını tanımlar.
Faaliyet düzeyinde göstergeler
Etkinlik düzeyindeki göstergeler, genellikle girdileri ve bütçeyi kapsar. Bütçe belirli kategoriler altında gösterilebilir (Teknik Hizmetler, Eğitim, Kampanya, Yayın vs.) Bütçe daha detaylı olarak hazırlanmış ve proje ekinde verilecek olan bütçenin özeti olarak verilir. Burada amaç, projenin bütünü için gerek duyulan fonun, maliyet-etkin olup olmadığının analizini yapmaktır.
II.2. 3. Doğrulama Kaynakları
Neyin başarıldığını gösterecek bilgi kaynaklarıdır. Eğer bir bilgi kaynağı yoksa ve bu boşluk bir alan araştırması gerektiriyorsa faaliyetlere bu araştırmayı eklemek gerekir. Bu ekleme bir maliyet içeriyorsa o zaman bütçeye de yansıtılmalıdır.
Göstergelerin doğrulanabilir olmasına özen göstermek gerekir. Eğer doğrulanamıyor sa o zaman başka gösterge bulmak gerekecektir.
GÖSTERGELER VE DOĞRULAMA ARAÇLARI KONTROL LİSTESİ
Matrisin 2 ve 3. sütunlarının kontrolü
Geçerli mi?
Güvenilir mi?
Ölçülebilir mi?
Maliyet-etkin mi?
Doğrudan ve dolaylı
Niteliksel-Niceliksel
Yapılması gerekiyor mu?
ÖRNEK
Projenin YapısıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarYerel Halkın yaşam Koşulları İyileşti2003 yılında nehir balığı avcılığı ile gelirler %30 arttı
2004 yılında turizm gelirleri %30 arttı
Ekonomiden sorumlu Bakanlığın yıllık sosyo-ekonomik araştırmasıNehrin su kalitesi iyileştiNehir balığı nedeniyle ortaya çıkan hastalık 2003 yılında %80 azaldı.
2002 yılına kadar balık avında %30 artış yaşandı
Hastahane raporu ve tıbbi raporlar
Nehirden sorumlu makamın ve kooperatiflerin raporları
Nehir balığı için piyasa talebi istikrarlı
Turistler durumun iyileştirildiğinden haberdar edildi
1.Evlerin ve Fabrikaların Nehre doğrudan atık su boşaltımı azaldı2002 yılında fabrikaların atık suyunun %80’i, evlerin atık suyunun %70’i arıtma tesisinde temizlendiBelediyenin araştırma raporlarıSu kalitesi istikrarlı bir seyir gösteriyor
Kontrolsüz atık su deşarjı en azından sabit bir düzeyde
1.1.Şirketlerin çevresel yatırımları analizi
1.2.Uygun temiz teknolojiler belirlenmesi
1.3.Tasarım teşvikleri ması
1.4.Teşviklerin testleri ve uygulanması
1.5.Teşviklerin sağlanması
1.6.Yasal düzenlemelerin iyileştirilmesi ve izlenmesi
1.7. Evlerin ve Fabrikların kanalizasyon şebekesine bağlanması
1.8. Atıksuyun etkileri konusunda aileleri ve fabrikalara yönelik bilinç artırma faaliyetleri
1.9. Atıksu sisteminin bakımı konusunda belediye personelinin eğitimi
Araçlar
A.Teknik danışmanlık
B. Yatırım
C. bakım
D…..
Toplam
Bütçe
Yerel katkı:
Belediye Katkısı:
Yabancı donör katkısı
Toplam:
Kanalizasyon sistemlerinin kullanılması konusunda kabul varİnşaat izni alındı
II.2. 4. Riskler ve Dışsal Faktörler (Varsayımlar)
Riskler genellikle olumsuz olan dışsal koşullar olarak formüle edilirler. Riskler gelecekte iyileşme yaratma planının gerçekleşebilirliğinin test edilmesi durumunda tanımlanırlar. Risklerin değerlendirilmesi, risk faktörlerinin sonuçlarını minimize etmek ya da bu faktörlerden kaçınmak için ek faaliyetlerin planlanması şansını da yaratır.
Dışsal faktörlerin (Varsayımların) doğrulanması
Varsayımlar dışsal faktörler olarak belirsiz koşullara ilişkin durum belirlemeleridir ve her düzeyde hedefleri etkileyebilir. Bunlar dışsal faktörlerdir ve projenin içinde kontrol edilemezler. Varsayımlar, projenin dışsal mantığını oluşturur.
Varsayımlar bazen önemli doğa koşullarını tanımlayabilir. Bunlar insan faktörleri ya da dışsal ekonomik faktörler olabilir. Varsayımlar bu projeyle ilişkili olmak zorunda olan diğer projelerle ilişkili olabilir.
Birinci sütunda tanımlanan EĞER/OZAMAN (araç-etki) mantığı, projenin faaliyetlerinden genele hedeflere kadar her düzeyini birbiriyle ilişkilendiren koşulların tanımlanması için gereklidir. Varsayımlar da EĞER/VE/O ZAMAN mantığı ile bu resmi tamamlar. Bunlar, her düzey arasındaki araç-etki bağını desteklemek için gerekli koşulları tanımlarlar. Yeterli koşullar olarak da tanımlanabilir. Cümle olarak tarifi: “Eğer bu yapılırsa ve bu da dış koşul olarak var sa o zaman elde etmek istediğimiz sonuca ulaşabiliriz” şeklindedir.
Neden sonuç ilişkileri iyi bir proje tasarımının özünü oluşturuyorsa, gerekli ve yeterli koşulların tanımı da projenin başarısı için önemlidir
Bütün Varsayımları sütuna yerleştirmek olanaklı değildir. Bu nedenle üç tip varsayım arasında bir ayrım yapmak gerekir.
DIŞ FAKTÖRLER ANALİZİ:
Dışsal Faktör önemli mi?
EVET HAYIR
Olma olasılığı var mı? Mantıksal çerçeveye katma
Kesinlikle Mantıksal çerçeveye katma
Olası Mantıksal çerçeveye yerleştir
İmkansız Koşulu etkilemek için proje tasarımına yerleştirilmeli mi
EVET HAYIR
Faaliyet ya da sonuç ekleyerek Proje uygun değil
Projeyi yeniden tasarla: Gerekiyorsa
proje amacını yeniden tanımla
VARSAYIMLARIN MANTIKSAL ÇERÇEVEYE YERLEŞTİRİLMESİ
Proje amacına ulaşmak için gerekli olan varsayımlar
Üst hedeflere erişmek için gerekli olan varsayımlar
Sonuçlarla ilgili olan Faaliyetler seviyesine yerleştirilir
Sonuçlar seviyesine yerleştirilir
Proje amacı seviyesine yerleştirilir
RİSKLER VE VARSAYIMLAR KONTROL LİSTESİ
Sorunlar ağacı
Eğer Ve
Gerekli ve yeterli
Müdahale MantığıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarYerel Halkın yaşam Koşulları İyileştiNehrin su kalitesi iyileştiNehir balığı için piyasa talebi istikrarlı
Turistler durumun iyileştirildiğinden haberdar edildi
1.Evlerin ve Fabrikaların Nehre doğrudan atık su boşaltımı azaldıSu kalitesi istikrarlı bir seyir gösteriyor
Kontrolsüz atıksu deşarjı en azından sabit bir düzeyde
1.1.Şirketlerin çevresel yatırımlarının analizi
1.2.Uygun temiz teknolojilerin belirlenmesi
1.3.Tasarım teşvikleri
1.4.Teşviklerin testleri ve uygulanması
1.5.Teşviklerin sağlanması
1.6.Yasal düzenlemelerin iyileştirilmesi ve izlenmesi
1.7.Evlerin ve Fabrikların kanalizasyon şebekesine bağlanması
AraçlarBütçeKanalizasyon sistemlerinin kullanılması konusunda kabul varİnşaat izni alındı
II.3. Adım 3: Proje Önerisinin Değerlendirilmesi
Proje döngüsü içinde hazırlanan projenin değerlendirilmesi en önemli adımlardan birisidir. Değerlendirme sürdürülebilirlik esası üzerinden yapılır. Sürdürülebilirlik, dış yardım sona erdikten sonra projenin yarar üretmeye devam etmesidir. Bunun anlamı, proje sırasında gerçekleştirilen faaliyetlerin kalıcılığının sağlanması ve yararlanıcılar, ilgili taraflar ve proje uygulayıcısı tarafından içselleştirilmiş olması anlamına gelir. Sürdürülebilirliği sınamak için aşağıdaki başlılardan oluşan bir kontrol listesi oluşturulur:
Politika desteği
Proje alanına ilişkin hükümetin bir politikası var mı? Uygulama ve izleme süreçlerinde hükümetin yeterli desteği vereceğine ilişkin kanıtlar nelerdir?
Uygun Teknoloji
Seçilen teknolojinin karşılanabilir bir maliyetle kullanılacağına ve yerel koşullara uygunluğuna ilişkin yeterli kanıt var mı?
Çevre koruması
Projenin sonuçlarının çevre üzerinde zararlı sonuçları var mı?
Herhangi bir zarara karşı yeterli tedbir alındı mı?
Sosyo-kültürel konular
Proje sosyo-kültürel normları dikkate alıyor mu? Projede eşit erişim ve eşit yararlanma ilkeleri gözetildi mi?
Toplumsal cinsiyet konuları
Projede kadın ve erkeklerin ihtiyaçlarının eşit bir biçimde karşılanmasına yönelik olarak gerekli tedbirler alındı mı? Proje uzun erimde kadın erkek eşitsizliğini azaltmaya katkıda bulunuyor mu?
Kurumsal ve yönetsel kapasite (kamu ve özel)
Projenin uygulayıcı kuruluşları projenin etkin bir biçimde yönetilmesi için yeterli kapasite ve kaynağa sahip mi? Uzun erimde de fayda sağlamaya devam edecek mi?
Sahiplilik – benimseme/içselleştirme
Kadın ve erkekleri içeren tüm hedef grupların projeyi desteklediğine
ilişkin ne tür kanıtlar var. Hedef gruplar proje içinde ne kadar aktif rol alıyorlar/proje hazırlama ve uygulamasında görüşleri alındı mı?
Ekonomik ve mali rasyonellik
Projenin sağlayacağı yararların, böylesi bir maliyeti haklı çıkaracak kadar önemli olduğuna ilişkin yeterli kanıt var mı?
Planlama süreci sırasında bu faktörler varsayımlar olarak görülür ve faaliyetler ve sonuçlar bu faktörlere göre kontrol edilir. Sınama, ek faaliyet ya da sonuçların dahil edilmesini sağlayabilir ya da bu faktörler yalnızca varsayımlar olarak kalırlar ve uygulama sırasında izlenirler.
PROJE TASARIMI KONTROL LİSTESİ
ŞİMDİ
Proje önerinizi hazırlayabilirsiniz
II.4. Adım 4: Proje Önerisinin hazırlanması
Önerinin yazılması ve projenin hayata geçmesi için gerekli finansmanı sağlamak döngünün dördüncü aşamasını oluşturur. Bir önceki aşamada mali, sosyo-ekonomik, çevreesel kriterler açısından doğruluğu sınanmış olan projenin yazılmasına karar verilir.
Bir proje yazarken, fon veren kuruluşların önceliklerini dikkate almak gerekir. Öncelikler, belirli sektörlere (eğitim, sağlık, çevre vs), belirli yaklaşımların geliştirilmesine (iyi yönetişim, demokrasi vb.) yönelik olabilir ya da verilen fonun niteliği farklı olabilir (kredi, hibe, vs) .
Fon veren kuruluşların genellikle proje başvuru formları ve bu formların eşliğinde önceliklerini belirten, başvurucuların niteliklerini ve uyulması gereken kuralları tanımlayan reehberler bulunur. Bunların dışında yapılan başvurular ise kabul edilmez. Bu rehberin ekinde Avrupa Komisyonu’nun başvuru formu örnek olarak eklenmiştir.
II.5. Adım 5 ve 6: Projenin İzlenmesi ve Değerlendirilmesi
İzleme ve değerlendirme, proje döngüsünün ayrılmaz aşamalarıdır. İzleme, proje uygulama süresince devam ederken, değerlendirme periyodik olarak belirli aralıklarla ve proje bitiminde gerçekleştirilir.
İzleme
İzleme, projeyi doğru olarak gerçekleştirip gerçekleştirmediğimiz sorusunun yanıtını bize verir. İzleme, mevcut proje içinde faaliyetlerin ve girdilerin verili zaman dilimi içerisinde çıktılara dönüştürülmesinin kontrol edilmesi sürecidir.Uygulama süreci içinde beklenmeyen sonuçların ortaya çıkmasını kontrol altına almak ve projenin hedefleri doğrultusunda ilerlemesini sağlamak için önemli bir mekanizmadır.
Mantıksal çerçeve, uygulama takvimi ve Etkinlik ve Kaynak takvimleri izlemenin temelini oluşturur.
İzleme iki biçimde yapılmalıdır:
İzleme için gerekenler
Hangi faaliyetler uygulamaya sokuldu ve nasıl bir ilerleme sağlandı (haftalık aralarla)
Bütçe – faaliyet maliyetleri (aylık)
Arzu edilen sonuçlara ulaşıldı mı ?(üç aylık güncelleme) faaliyet
Bu sonuçlar proje hedeflerine ne kadar yaklaştırdı? (yarıyıl analizi)
Proje çevresinde nasıl değişiklikler oluşuyor? Varsayımlar doğru mu?
Ölçülebilir, sayısal, iyi tanımlanmış hedef/faaliyetler (göstergeler)
İzleme sisteminin tasarımı, gereksinilen bilginin türüne ve kimin tarafından verileceğine dayanır. Farklı düzeylerde bilgi talebini oluşturmak ve gereksinilen ayrıntılı bilginin kesinliğine karar vermek önemlidir. Aynı zamanda bilgi akışının zamanlaması, her aşamada gereksinilen analitik sürecin türü konusunda belirginlik olmalı ve proje yöneticilerine sonuç analizlerini ve geri besleme olanaklarını da sağlamalıdır.
Değerlendirme
Değerlendirme izlemeden daha geniş bir perspektifi içerir. Doğru proje yapıyor muyuz? Buradaki temel sorudur. Değerlendirme, proje amacı ve hedefinin gerçekleşmesine yönelik ilerlemenin izlenmesidir.
Proje süresi boyunca çeşitli zamanlarda değerlendirme yapmak olanaklıdır. Proje uygulaması sırasında yapılan değerlendirme ara değerlendirme, proje bitiminin hemen ardından yapılan değerlendirme nihai değerlendirme ve projenin bitiminden bir kaç yıl sonra yapılan değerlendirme de ex post değerlendirme olarak adlandırılır.
Değerlendirme, proje yönetimi dışında bulunan uzman kişiler tarafından yapılmalıdır.
İzleme ve Değerlendirme arasındaki fark nedir?
İzleme, proje faaliyetlerinin uygulanmasını kayıt altına alırken, değerlendirme hedeflere erişimi ölçer ve hazırlık ve uygulama aşamalarına ilişkin süreçleri gözden geçirir. Ara dönem değerlendirmesi, projenin uygulanması sürecinde yeniden düzenlenmelere (gerektiğinde) olanak tanır. Nihai değerlendirme proje sona erdiğinde yapılır ve bu süreçten çıkarılan dersler ortaya konur. Bunlar bir sonraki projelere referans oluştururlar.
EK
Avrupa Birliği’nin Proje Teklif Formatları
Avrupa Birliği’nin finansman programlarından yararlanabilmek üzere hazırlanacak proje teklifinin formatı aşağıdaki gibidir.
1.2. Proje alanı (ülke, – ya da ülkeler -, bölge, kent )
1.3. Finansman Kuruluşundan talep edilen fon miktarı ve toplam içindeki oranı)
1.4. Projenin özeti
1.6. Projenin Gerekçeleri (aşağıdaki alt başlıklar düzeyinde tanımlama)
Etkinliğin adı ve tanımı
1.8. Yöntem
Toplam Proje Süresi
Etkinliklerin zamana ve rollere göre dizgesi
nitelik ve nicelik açısından tanımlanmalı
2.3. Projenin Çoğaltıcı Etkileri
Proje sonuçlarının tekrarlanması ve genişletilmesi olanaklarının tanımlanması
2.4. Sürdürülebilirlik
Projeler, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak sonuçları üretmek üzere beşeri ve fiziksel kaynakların bir araya getirilmesi olarak tanımlanır.
Projeler, büyüklükleri, amaçları ve süreleri açısından çeşitlidir. Projeler, bir topluluk içinde sınırlı girdilerle ve görece kısa bir zaman içinde somut çıktılar üretmek üzere başlatılabilir. Ya da daha uzun bir zaman dilimi içinde büyük mali kaynaklarla yalnızca fayda üreten projeler de olabilir.
Bir köyde yetişkin eğitimi projesinden bir ülkede okul ağındaki çocuklar için temel eğitim projesine kadar örnekler vermek olanaklıdır. İlki yalnızca bir öğretmen ve birkaç eğitim malzemesi ile gerçekleştirilebilecekken, ikincisi pek çok sayıda okul, öğretmen, eğitim materyali ve idareye gereksinim duyar. Projeler tek başına ya da bir programın altında diğer projelerle birlikte aynı hedefe hizmet edebilirler. Örneğin, Sürdürülebilir Kırsal Kalkınma Programı altında organik tarım projesi, kadınların güçlendirilmesi projesi, doğal kaynakların kirliliğe karşı korunması projesi, sulama sisteminin geliştirilmesi projesi, okur-yazarlığın artırılması projesi vb., pek çok alt proje sürdürülebilir kırsal kalkınma hedeflerine erişmeye katkıda bulunabilirler.
Proje, bir yenilik getirmek üzere ve belli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir sürede ve bir arada yapılması gereken, birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili faaliyetler grubudur. Projeler, bir değişim ihtiyacı sonunda ortaya çıkar ve yenilik getirmek amacıyla yapılırlar. Bu yenilikler, bir ürün geliştirmek olabileceği gibi, süreç iyileştirme, yeni kalite standartlarının belirlenmesi de olabilir. Genellikle büyük ölçekli, kapsamlı ve karmaşık düzenlemelerdir. Projeleri, diğer süreçlerden ayırt eden bazı özellikler şunlardır:
- Projeler sıradan olmayan, rutin dışı işlerdir,
- Her projenin bir amacı vardır,
- Projeler geçici organizasyonlardır,
- Her proje farklı özellikler taşır ve kendine özgüdür,
- Projeler mutlaka büyük ölçeklidirler,
- Projeler dinamik süreçlerdir,
- Projelerde örgütlenme biçimi klasik yapıdan farklıdır,
- Projeler değişimi zorunlu kılar.
Proje yönetiminin başlıca özellikleri:
- Proje yönetimi grupsal bir süreçtir. Birden fazla kişiye ihtiyaç vardır.
2. Proje yönetimi, projede yer alan herkesin katılımını gerekli kılar.
3. Proje yönetimi; insan, zaman ve bütçe arasında uyum sağlamayı gerektirir.
4. Proje yönetimi, ekip üyelerinin bilgi, yetenek ve deneyimlerini en iyi şekilde kullanmalarını gerekli kılar.
Proje yönetiminin temel işlevleri planlama, organizasyon, uygulama ve kontroldür.
- Projenin Planlanması
Projeyi tanımlarken cevaplanması gereken bazı temel sorular şunlardır:
- Projenin amacı ve hedefleri nelerdir?
- Projeyi kim yönetecek? Kim sponsor olacak?
- Projenin müşterisi kimdir?
- Projenin kapsamı nedir?
- Projenin kısıtları nelerdir?
- Projenin bütçesi ve süresi nedir?
- Projenin Organizasyonu
Proje yönetimi organizasyonu yapılırken şu hususlar izlenmelidir:
- İşler bölümlere ayrılır
2. İş ve mevkiler tanımlanır
3. Yetki ve sorumluluklar belirlenir ve dağıtılır
a) Saf proje organizasyonu
b) Kurmay proje organizasyonu
c) Proje grubu organizasyonu
d) Matriks organizasyon
Proje yöneticisinin yetkisinin en yüksek düzeyde olduğu saf proje organizasyonu, faaliyetleri proje temeline göre bölümlere ayrılmış örgüt tipi olarak tanımlanabilir. Bu organizasyonda emir/komuta birliğine uygun bir yönetim uygulaması vardır.
Kurmay proje organizasyonunda bir kurmay ya da bir danışman, proje ile ilgili inceleme, araştırma, tasarım ve koordinasyon görevlerini üstlenir. Burada proje yöneticisi, görevi danışmanlık olduğu için, emir-komuta yetkisine sahip değildir.
Proje tipi organizasyonlar, personel sayısının ve işlevlerinin az olduğu küçük işletmelerde uygulanan bir yöntemdir. İşler genellikle takım veya gruplar halinde yürütülmektedir. Bu organizasyonda, değişik bölümlerden uzmanlar bir proje koordinatörünün yönetimine verilmektedir.
Matriks proje organizasyonunun en belirgin özelliği ikili kumanda sistemine sahip olmasıdır. Burada hem bölüm yöneticisi hem de proje yöneticisi mevcuttur. Bu bakımdan astlar, hem bölüm yöneticilerine hem de proje yöneticisine karşı sorumludurlar. Ancak proje yöneticisi ile bölüm yöneticisi arasında herhangi bir hiyerarşi mevcut değildir. Yani matriks organizasyonda hem yatay hem de dikey ilişkiler söz konusudur. Burada proje yöneticisi ile bölüm yöneticisi işbirliği içinde hareket etmeli, anlaşmazlıklara yer vermemelidirler. Matriks organizasyon esnek bir yapıya sahiptir ve yatay ve çapraz ilişkilere yer veriyor olmasından dolayı etkindir.
- Projenin Uygulanması ve Kontrolü
Faaliyetler başladıktan sonra yapılan işlerin planlara uygun yürüyüp yürümediğinin sürekli kontrol edilmesi gerekir. Kontrol, projede neyin yapılmakta olduğunu, ne yapılması gerektiğini ve nerede bulunduğumuzu belirleyen bir yönetim fonksiyonudur.
Başarılı bir kontrol yapılması, etkili bir kontrol sistemi ile mümkün olur. Kontrol sistemi ile denetim ölçütleri belirlenir, gerçekleşen durumla olması gereken durum karşılaştırılır, bu iki durum arasındaki farklılıklar ve nedenler tanımlanır ve bu farklılıkları ortadan kaldırmak için düzenleyici tedbirler belirlenir.
Başarılı Bir Proje İçin
Bir projenin başarılı olabilmesi için bazı önemli etkenleri şöyle sıralayabiliriz:
Üst Yönetimin Desteği: Ekip üyeleri, yönetimin desteğini arkalarında hissetmelidirler. Bu his oluşmazsa, ekibin baştaki heyecanı kaybolur ve yönetimin projeyi önemsemediği kaygısı oluşur. Böyle bir ekibin de başarılı olması mümkün olmaz.
Amaçların Belli Olması: Projenin amacı, ulaşılmak istenen hedefler açık ve net bir şekilde belirlenmelidir. Amaç belirsiz olursa, nasıl bir yol izleneceği de belirsiz olur.
Amaçların Gerçekçi ve Ölçülebilir Olması: Amaçlar gerçekleştirilebilir, sonuçları nesnel bir biçimde değerlendirebilmek için ölçülebilir olmalıdır.
Çalışan Katılımı: Proje ekibinde yer alan herkes projenin başarısına katkıda bulunmalıdır. Bu, çalışanların işi sahiplenmesi demektir.
Motivasyon: Projenin tanınması, takdir edilmesi ve üst yönetim tarafından desteklenmesi çalışanları motive edecek, onlara çalışma şevki verecektir.
Liderlik: Proje ekibinden sorumlu olan kişilerin yöneticilikten çok, gözetmenlik yapmaları gerekmektedir. Ekibi motive edebilmeli ve onlara yol gösterebilmelidir.
Eğitim: Proje ekibindeki her üyenin proje amaçlarına yönelik güncel bilgilerle donanması gerekir. Eğitim, sadece kişilerin gerekli ve yeterli bilgiye sahip olmalarını değil, aynı zamanda aynı dilden konuşmalarını, ekip üyeleri ile iletişimde bulunmalarını da sağlar.
Başarılı bir proje için üst yönetimin destek vermesi, amaçların belirli, gerçekçi ve ölçülebilir olması, çalışanların katılımlarının sağlanması, motivasyon, liderlik ve eğitim gereklidir.
Büyüklüğü ve niteliği farklı olsa da proje yönetimi için gerekli olan süreçler aynıdır.
I.1.b. Proje Döngüsü
Bir süreç ifade eden “proje döngüsü” altı temel aşamayı içinde barındırır. Bu aşamalar:
- Tanımlama: ilk proje fikrinin ve ön tasarımın ortaya çıkarıldığı aşama
- Hazırlama: projenin teknik ve operasyonel açıdan detaylı olarak tasarlandığı aşama
- Değerlendirme: tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal ve çevresel perspektif açısından değerlendirildiği aşama
- Önerinin Hazırlanması, Onaylanma ve Finansman: proje önerisinin yazılması ve finansmanının sağlanması aşaması
- Uygulama ve İzleme: Projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, sürekli kontrol ve geri besleme aşaması
- Değerlendirme: Projenin geri besleme yoluyla belirli aralıklarla gözden geçirilmesi ve bir sonraki proje döngüsüne başlangıç etmesi
II. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ VE MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI
II. 1. Adım 1: Projenin tanımlanması
Proje döngüsünün ilk adımı projenin tanımlanmasıdır. Proje fikri nereden geliyor? Proje topluluğun gereksinimlerini nasıl yansıtıyor?
İlk Adımlar: Değişim için harekete geçme
Bir projenin tanımlanmasına yönelik ilk adım farklı kaynaklardan gelebilir. İlk dürtü, sorun yaşayan ve bu sorunu algılamış olan topluluktan gelebildiği gibi ya da bir değişimde katalizör olarak rol almak isteyen dışsal bir oluşumdan da gelebilir. Örneğin, kamu hizmetlerine erişimleri kısıtlı olan fiziksel engelli yurttaşların gereksinimlerini karşılayacak bir proje fikrinin yanısıra, temel eğitimde bilgiye erişimin dijital hale getirilmesi için eğitim sisteminin değiştirilmesi için fikir oluşturmak.
Sorunun niteliği ve paydaşlar analizi
Sorundan etkilenmiş toplumun en önemli ihtiyaçları, sorunu yaşamayanların en önemli olarak tanımladıklarıyla her zaman uyuşmayabilir. Projede toplum ilgisini ve desteğini harekete geçirmek için doğrudan onların ihtiyaçlarına yanıt verecek çözümler üretmek gerekir.
Proje üretenler, toplulukların ihtiyaçlarının homojen olduğu kanısına kapılmamalıdırlar. Bir topluluğun içindeki farklı insanlar birbirinden farklı ve zaman zaman da birbiriyle çatışan ihtiyaç ve isteklere sahip olurlar. Örneğin kadınların güçlendirilmesini hedefleyen bir proje erkeklerin bir kısmını tehdit edebilir.
Bir sorunun nadiren tek bir sosyal ya da ekonomik kaynağı vardır. Bir sorunun doğası, üç düzeyde gözden geçirilebilir: Bir sorun, makro düzeyde ortaya çıkan bir kısıtlamadan kaynaklanabilir, örneğin yasal sistem ya da o soruna yönelik politika yoksunluğu gibi. Kısıtlılıklar orta düzeyde olabilir örneğin insanların hizmetlere erişimini kısıtlayıcı düzenlemeler gibi. Ya da kısıtlılıklar ev ve yerel topluluk düzeyinde olabilir, örneğin bazı kültürel normlar hane halkının ya da topluluğun bazı üyelerini karar verme mekanizmasından dışlıyor olabilir
Bir sorun, kendi dışsal ortamından bağımsız olarak ele alınamaz. Sorunun mutlaka her düzeyde (sorunun politika ve yasal düzeyde belirleyicileri, sorunun uygulama düzleminde belirleyicileri ve sorunun mikro düzeyde belirleyicileri) ele alınması gerekir. Bu çerçevede ihmal edilmeyecek olan ise her düzeyde paydaşların rolünün de tanımlanabilmesidir.
Paydaşlar: Proje ile ilişkisi Olan Kişiler, Gruplar, Kurumlar Ya Da Kuruluşların Hepsi Projenin Paydaşları Olarak Tanımlanır. Paydaşlar Doğrudan Ya Da Dolaylı Biçimde Proje Sürecinden Olumlu Ya Da Olumsuz Biçimde Etkilenecek Olanlardır.
Birincil Paydaşlar: Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin temel yararlanıcıları da hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar olarak bu gurupta yer alır.
İkincil Paydaşlar: Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. Bunlar, fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlardır.
Kilit Paydaşlar: Değişimi yaratacak olan kuruluşlar
Paydaşlar çözülmek istenen sorunun niteliğine bağlı olarak değişirler. Örneğin kişiler yaş, cinsiyet, eğitim, etnik köken, din ve meslek olarak birbirlerinden farlılık gösterirler; hane halkları, hane halkı reisinin cinsiyeti, medeni durum, gelir, iş durumlarına göre farklılaşırlar; topluluklar ise yer, sahip olunan kaynaklar, altyapıya ve hizmetlere erişim açısından farklılaşırlar.
Burada sorulması gereken sorular:
- Paydaşlar kimlerdir
- Kaybedecek neleri var
- Paydaşların aralarında cinsiyetle ilişkili farklılaşma var mı
- Paydaşlar, değişimde neyi korumak istiyorlar
- Ne tür yararları gerçekleştirmek istiyorlar
Kuruluşun ya da organizasyonun üzerine eğileceği durumu ya da sorunu tanımlamasının ilk aşamasını bu durum ya da sorunla ilgili durum analizlerinin yapılması oluşturur. Bu analizler, sorun alanına yapılacak müdahale için gerekli olan temel bilgiyi oluşturur. Uzmanlar tarafından yapılan fizibile etüdleri, ön değerlendirme raporları mevcut durum analizi için önemli belgelerdir. Bu analizler teknik, ekonomik, sosyal ve çevre durumuna ilişkin analizleri kapsar. Bütün proje programlaması, mevcut durumun analizi ve projenin üzerinde duracağı sorunun tanımı ile başlamalıdır. Projenin başarısı, sorunun ne kadar kesinlikte ve doğrulukta anlaşıldığına bağlıdır. Bu aşamada yararlanıcıların perspektifi son derece önemlidir.
Durum analizi, paydaşların içinde yer aldığı koşulların ayrıntılı bir biçimde gözden geçirilmesidir. Durum analizi iki aşamalı yapılabilir:
- Sorunla ilgili olarak mevcut kaynaklar, toplumsal ve kurumsal yapılar, zaman içinde gerçekleşen değişim
- Sosyal ve ekonomik durum saptaması
Durum analizini tamamladıktan sonra, elde edilen bilgilerin doğruluğunun sınanması, eksik kalan bilgilerin tamamlanması ve paydaşlara kendi sorunlarını bütün boyutlarıyla algılayacakları bir perspektifin sunularak öncelikler konusunda fikir edinmelerini sağlamak üzere mevcut bilgiler paydaşlarla birlikte gözden geçirilir ve tartışılır. Bulguların gözden geçirilmesi süreci sonucunda proje önerisi olarak geliştirilebilecek pek çok tema ortaya çıkacaktır. Bu çerçevede, seçilecek proje temasının akılcı olup olmadığının anlaşılması gerekecektir. Bunun için aşağıdaki sorular çerçevesinde karar vermek gerekecektir.
- Sorunun nedenleri nelerdir?
- Sorunun ortaya çıkardığı etkiler nelerdir?
- Sorunun üstesinden gelebilecek hangi olanaklar vardır?
- Sorunun çözümüne eşlik edecek varsayımlar nelerdir?
Paydaşlar Analizinin Önemi
Bir proje ya da program içinde yer alan farklı aktörlerin çıkarlarını/beklentilerini, konumlarını, rollerini ve sorumluluklarını anlamada önemli bir araçtır. Mevcut durum analizinde tanımlanan sorunların gruplar, kişiler ve kuruluşlar tarafından nasıl algılandığını ve yaşandığını açığa çıkarır. Paydaşlar analizi yoluyla, projenin ana paydaşlarının çıkar ve ilgilerinin belirlenmesi, bunların projeyi riskler ve varsayımlar olarak nasıl etkileyeceklerini saptamak da olanaklı hale gelir.
Paydaşlar Analizi Nasıl Gerçekleştirilir?
Paydaşlar analizine bütün olası paydaşların listesini oluşturarak başlanır. Çocuklar, engelliler gibi alt-grupların algıları mutlaka içerilmelidir. Listede yer alan her ilgili grup özel bir kategoriye yerleştirilir ve proje içindeki rolü tanımlanır. Birincil ve ikincil paydaşlar arasında farklılaştırma yapılır.
Kontrol Listesi:
- Birincil ve ikincil paydaşların hepsi listede yer aldı mı?
- Projenin potansiyel destekçileri ve karşıtları belirlendi mi?
- Birincil paydaşlar meslek ya da gelir gruplarına ayrıldı mı?
- Birincil paydaşların çıkarları ve beklentileri belirlendi mi ?
Kontrol Listesi:
- Paydaşların projeden beklentileri nedir?
- Paydaşlar için ne gibi yararları olacaktır?
- Paydaşların projeye sunmak istedikleri (ya da kaçındıkları) kaynaklar neler?
- Paydaşların proje açısından risk oluşturabilecek başka çıkarları var mı?
- Paydaş listede yer alan diğer paydaşları nasıl değerlendiriyor?
ADIM 1: PAYDAŞLARIN BELİRLENMESİ (cinsiyet farklılaştırması ile birlikte[1])
Projenin hedef ve nihai grupları (projeden olumlu etkilenecek olanlar )
Proje ortağı haline gelmeleri yararlı bulunanlar
Projeyi kendilerine bir tehdit olarak hissettiği için projeye karşı olabilecekler
Her durumda projeye katılacak olanlar
ADIM 2: PAYDAŞLARIN ROLLERİNE GÖRE AYRIŞTIRILMASI
İlgili taraf bir grup mu? (örgüt, insanlar grubu, vs.)
Projede çalışacak mı, eş finansman sağlayacak mı, ?
Projeden yararlanacak mı?
Destekleyici bir kuruluş mu?
Denetleme fonksiyonu var mı?
ADIM 3: SOSYAL, EKONOMİK VE ÖRGÜTSEL ÖZELLİKLERİNİN TANIMLANMASI
Sosyal ve ekonomik özellikleri nedir?
Yapıları nasıl? Örgütlenmişler mi? Kararlar nasıl veriliyor? Statüleri nedir?
ADIM 4: BEKLENTİ VE İLİŞKİLERİN TANIMLANMASI
Projeden çıkarları ve beklentilerini tanımla
Çeşitli paydaşlar arasındaki bağlantıları ve ilişkileri tanımla
ADIM 5: POTANSİYELLERİN, KAYNAKLARIN VE KAPASİTELERİN BELİRLENMESİ
Proje açısından yaralı olacak mevcut güçlü yanlar nedir?
Projeye potansiyel katkıları nedir?
Proje tarafından gözetilmek zorunda olunan zayıflıkları nelerdir?
ADIM 7: SONUÇLARIN ÇIKARILMASI
Grubu nasıl hesaba katmalıyız?
Hangi etkinliği üstlenmeliyiz
Grupla nasıl ilişki kurmalıyız?
PaydaşlarÖzelliklerBeklentiler/Çıkarlar/
Hedefler
Potansiyeller, kaynaklar ve kapasiteleriProje için sonuçlarBirincil Paydaşlar
Hedef gruplar
Nihai yararlanıcılar
Olumsuz etkilenecek olanlar
İkincil Paydaşlar
İlgili Resmi Kurumlar
Hizmet sunucuları
STK’lar vs
PAYDAŞLAR ANALİZİ
ÖRNEK
PaydaşlarÖzelliklerBeklentiler/Çıkarlar/
Hedefler
Güçlü yanlar/Zayıf yanlarProje için sonuçlarBalıkçılarGeleneksel olarak önemli bir gelir kaynağı
Küçük ama aktif bir kooperatif
Gelirdeki düşüş en azından duracak
Balık avcılığı sınırlandığında direnç gösterecekler
Nehiri ve araziyi tanıyorlar
En kirli noktaları biliyorlar
Kirlilik kontrolü tedbirlerini destekliyorlar
Tüm balıkçılar arasında bilinç artırma
Kirlilik kontrolü tedbirleri alınmalı
SanayiÖnemli bir ekonomik aktör
İşçiler sendikasız
Hükümet üzerinde güçlü etkiye sahipler
Kǎrı maksimize etmek
İmaj artırmaya önem veriyor
Kar kaybına karşı güçlü bir direnç gösterecek
Yeni teknolojiler için mali kaynakları var
Temiz teknoloji yoluyla kaynak tasarrufu potansiyeli var
Kirli atığın bölge üzerindeki etkileri konusunda bilinçlerinin artırılması
Projede alınacak tedbirler yoluyla imajlarını güçlendirme
AilelerHaneleri çoğu atık sularını nehire boşaltıyorlar
Tehlikenin farkında değiller
Atıksu şebekesine bağlanmak istiyorlar
Birilerinin atık toplamasını bekliyorlar
Hizmetler için ödeme yapma kapasiteleri ve istekleri varKirli atığın bölge üzerindeki etkileri konusunda bilinçlerinin artırılması Çevre koruma maliyetleri konusunda duyarlılaştırmaVe diğerleri…
STRATEJİ ANALİZİ
Strateji nasıl oluşturulur?
Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemi tanımlamaktır. Strateji analizi, hangi hedeflerin proje içinde kullanılacağına ve hangi hedeflerin dışarıda kalacağına karar verme sürecidir. Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedefleri ve Proje amacı da tanımlanır.
ADIM 1: Dışarıda bırakmak istediğiniz hedefleri tanımlayın (arzu edilmeyen ya da gerçekleşebilir olamayan). Hangi hedefin dışarıda bırakılacağına aciliyet, bütçe, politika öncelikleri, insan kaynakları, sosyal kabul edilebilirlik kriterleri temelinde karar verilir.
ADIM 2: Olanaklı stratejileri ya da öğeleri elde etmek için hedefleri grupla, kendi kapasiteleri ve mevcut potansiyel desteklerini tanımla
– Bu kapasiteyle hangi sorunları değiştirebileceğini tanımla
ADIM 3: Aşağıdaki kriterler çerçevesinde hangi stratejinin seçileceğini ya da optimal stratejinin hangisi olduğunu değerlendir
Hedef grupların öncelikleri ve bu grubu cezp etme
Kaynakların mevcudiyeti: Dış kaynaklar, ortak kuruluşların fonları, gereksinilen uzmanlık
Hedef grubun mevcut potansiyelleri ve kapasiteleri
Diğer eylemlerle ilişkileri ve tamamlaycılığı
Toplumsal olarak kabuledilebilirliği
Eşitsizlikleri azaltmaya katkıları (kadın-erkek)
Aciliyet
ADIM 4: Genel Hedeflere ve Projenin amacına karar ver
Stratejilerden Mantıksal Çerçeveye
- Hedeflerin formülasyonunu tamamlayın
- Stratejiyi seçin
- Seçtiğiniz stratejinin ağacını tamamlayın
- Hedefleri formüle edin
- Hedefleri mantıksal çerçeveye aktarın (üst hedefler, proje amacı, sonuçlar)
- Hedefleri gözden geçirin
- Olası etkinlikleri tanımlayın
II.2. ADIM 2: Proje Hazırlama/Tasarım
Proje döngüsünün ikinci aşaması, Aşama 1’de elde edilen bulgular doğrultusunda detaylı bir proje tasarımını hazırlamaktır. Bu aşamada kullanılacak olan tekniğin adı, proje tasarımını yapılandırılmasında mantıksal çerçeve yaklaşımıdır. Mantıksal çerçeve yalnızca proje hazırlamada rehberlik görevi görmez, aynı zamanda uygulamada projenin izlenmesi ve değerlendirilmesi için de önemli bir araçtır.
Mantıksal çerçeve, dörde dörtlük bir matris içinde projenin temel yapısını oluşturur. Bu matrisin ana başlıkları şöyledir:
Projenin Yapısı: faaliyetler, çıktılar, amaç ve genel hedef
Nesnel olarak doğrulanabilir göstergeler olarak adlandırılan proje yapısı içindeki her öğenin miktar, nitelik, zaman, hedef grup ve yer açısından hedefleri
Doğrulama Kaynakları olarak adlandırılan ve hedeflere ulaşmada ilerleme sağlandığını doğrulayıcı bilgi kaynakları
Varsayımlar olarak adlandırılan ve projenin uygulanmasını ve sürdürülebilirliğini etkileyebilecek projenin kontrolü dışındaki faktörlerin tanımlanmasını içeren dışsal koşullar.
Projenin yapısıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarGenel HedefProje AmacıSonuçlar/ÇıktılarFaaliyetlerAraçlarBütçeÖn Koşul
II.2.1. Projenin yapısı:
Genel Hedefler: Projenin Amacı, Birden Fazla Sayıda Genel Hedefe Katkıda Bulunabilir. Genel Hedefler, Projenin Neden Yararlanıcılar, Toplum, Bölge, Ülke, Hükümet, Donör Vs. Açısından ÖNEMLİ Olduğunu Tanımlar. Bu Hedefler Hükümet Ya Da Donör Kuruluşun Politikalarını Yansıtır. Genel Hedefler Aynı Zamanda Ideal Durumu Tanımlar. Ulaşılması Uzun Erimlidir. Her Bir Projenin Amacına Erişmesi, Genel Hedeflere Bir Adım Daha Yaklaşmayı Olanaklı Kılar.
Proje Amacı: Proje amacı net olarak tanımlanmış, ulaşılabilir hedeflerdir. Proje amacı, yalnızca hizmetlerin sunumundan ibaret değildir, aynı zamanda hizmetlerden yararlanmayı da içerir. Başka bir değişle proje amacı yararlanıcıların NİYE projeye İHTİYACI olduğunu açıkça ifade etmelidir. Yararlanıcıların sorumluluğu projenin amacına erişmesi olduğu için proje tarafından sağlanan sonuçları kullanabilmelidirler.
Proje Sonuçları/Çıktılar: Sonuçlar, hedefler ağacında tanımlanan alt hedeflerin hizmetler, ürünler, yararlanıcılara sağlanabilecekler açısından tanımlanmasıdır. Bunlar projenin şartları altında uygulayıcı kuruluşla sağlanır. Sonuçlar, planlanmış faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sonucunda elde edilir ve projenin amacına erişmesine katkıda bulunur. Bir projede birden fazla sonuç üretmek olanaklıdır. Hangi sonuçların elde edileceği, hedef ve strateji analizleri sonucunda belirlenir.
Proje Faaliyetleri: Projenin Amacına Ulaşması Için Elde Edilmesi Gereken Sonuçları Üreten Bütün Işlerdir. Eylem Anlattıkları Için Faaliyeti Tanımlayan Cümleler –Mek, -Mak Ekleri Ile Biter. Bir Projenin Zaman Çizelgesi Ve Bütçesinin Temelini Faaliyetler Oluşturur. Her Faaliyet Somut Bir Işlemdir Ve Bu Işlemin Sonucunda Elde Edilmesi Hedeflenen Etki Tanımlanmıştır. Dolayısıyla Faaliyetlerin Planlandığı Gibi Gerçekleştirilmesi Ve Bu Süreç Içinde Hedef Grupların Ve Yararlanıcıların Yer Alması Beklenir.
FAALİYETLER ve ÇALIŞMA PLANLARININ TANIMLANMASI
Faaliyetler, proje amacına ulaşabilmek için üretilmesi gereken sonuçları (çıktıları) yaratır.
Faaliyet tanımlaması için adımlar
- Faaliyetin adını ve amacını tanımla (Hangi sonuçla ilişkili)
- Her bir faaliyetin öğelerini ayrıntılı olarak tanımla
- Her faaliyetin süresini tanımla
- Faaliyetler arasındaki bağlantıyı tanımla
- Faaliyetin kimin tarafından yürütüleceğini tanımla
Planlanmış Faaliyetlerin ne zaman ve kimin tarafından yürütüleceğine ilişkin tablo proje teklifininde ayrıntılı olarak yer almalıdır.
12 aylık bir projenin etkinlik, etkinliği gerçekleştirmeden sorumlu taraf ve etkinliğin başlatılma ve bitmesini gösteren zaman tablosu örneği
Faaliyet
Sorumlu taraf/Proje Ortağı123456789101112
II. ARAÇLARIN ve MALİYETLERİN TANIMLANMASI
Maliyet tahminleri dikkatli ve detaylı bir bütçe yapmayı gerektirir. Bütçeyi çalışması, faaliyetler listesi temelinde yapılır. Listede yer alan her bir faaliyetin gerçekleşebilmesi için gerekli olan ARAÇLAR tanımlanır. ARAÇLAR, planlanmış faaliyetleri gerçekleştirmek ve projenin yönetimini sağlamak için gerekli olan fiziki ve gayri-fiziki kaynakları kapsar. Maliyetler de bu ARAÇLARIN finansal terimlere dönüştürülmüş halidir.
ADIM 1: Her bir Sonuca tekabül eden planlanmış faaliyeti gerçekleştirmek için gerekli olan insan, materyal ve finansal araçları tanımla.
ADIM 2: Mantıksal çerçevede yer almayan ancak projenin yönetilmesi ve destek faaliyetleri için gerekli insan, malzeme ve finansal araçları tanımla (örneğin, koordinasyon ofisinin binası, idari personel, muhasebeci vs.). Şeffaflık açısından bu faaliyetleri Mantıksal çerçeve Matrisinin en altına yerleştir. Böylelikle hem araçları tanımlamak hem de bu faaliyetler için gerekli bütçeyi tanımak olanaklı hale gelir.
ADIM 3: Maliyetleri hesapla ve bu maliyetleri finansman sağlayan kuruluşlar arasında paylaştır, toplam bütçeyi hesapla.
ADIM 4: Maliyetleri, Yabancı Donör, Hükümet, Hedef Grup ya da diğer donörlere göre sınıfla
ADIM 5: Araçların özetlerini 2.sütunun en altına faaliyetlere karşılık gelecek biçimde yerleştir. Bütçeyi de 3.cü sütunun en altına Araçların yanına yerleştir.
Projenin hedefleri, amacı, çıktıları ve faaliyetlerini belirleyebilmek için daha önceki aşamada yapılan paydaşlar ve sorun analizi sonuçları kullanılır. Sorun ağacında yer alan ve paydaşlarla paylaşılmış nedene sonuç ilişkilerine bağlı sorun hiyerarşisi, aynı hiyerarşi içinde gelecekteki iyileşme durumuna çevrilir ve ardından izlenecek yol seçilir. (Bkz. Hedefler ve Starteji Ağacı ve analizleri)
HEDEFLER KONTROL LİSTESİ
Matrisin 1. Sütununun Kontrolü
- Aşağıdaki sorular yanıtlanabiliyor mu?
- Genel Hedef Niye bir üst hedef?
- Amaç Niye?
- Çıktılar Neler?
- Faaliyetler Nasıl?
- Mantık İşliyor mu?
O zaman
Eğer
Gerekli ve Yeterli mi?
III. Projenin sınırları nerede bitiyor?
- Projenin amacı tek mi?
- Projenin Amaçları ile Çıktılar arasındaki ilişki yakın mı?
- Çıktılar ve Faaliyetler birbiriyle ilişkili mi?
ÖRNEK
Müdahale MantığıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarYerel Halkın yaşam Koşulları İyileştiNehrin su kalitesi iyileşti1.Evlerin ve Fabrikaların Nehre doğrudan atık su boşaltımı azaldı
1.1. Şirketlerin çevresel yatırımları analizi
1.2. Uygun temiz teknolojiler belirlenmesi
1.3. Tasarım teşvikleri ması
1.4. Teşviklerin testleri ve uygulanması
1.5 Teşviklerin sağlanması
1.5. Yasal düzenlemelerin iyileştirilmesi ve izlenmesi
1.6. Evlerin ve Fabrikaların kanalizasyon şebekesine bağlanması
AraçlarBütçeÖn Koşul
II.2. 2. Nesnel Olarak Doğrulanabilir Göstergeler
Göstergeler, projenin sonuçlarının, amacının ve hedeflerinin ölçülebilir terimlerle tanımlanmasıdır. Bunların arasında neden-sonuç ilişkisi yoktur. Ancak performans ölçücüsü olarak hedeflerin başarılı bir biçimde yerine getirilmesini nasıl izleyeceğimizi gösterir.
Göstergeler, kullanıcının ihtiyacına uygun, toplanması, kullanılması ve anlaşılması kolay, tanımı net, birbirinden bağımsız ve olabildiğince az olmalıdır.
Göstergelerde genellikle nicelik, nitelik, yer, hedef grup ve zaman açısından tanımlama yapılır.
Göstergelerin oluşturulması:
Temel gösterge ile başla. Bu göstergenin sayısal olarak tanımlanabilmesine sağla ve ardından niteliğini ve zamanını ve yerini tanımla.
Örnek:
Adım 1: Temel göstergeyi tanımla
Küçük ölçekli çiftçilerin pirinç rekolteleri arttı
Adım 2: Miktar ekle
Pirinç rekoltesi X ton arttı
Adım 3: Hedef grup ve Nitelik ekle
3 hektardan daha aşağı toprağa sahip olan çiftçiler tarafından 1997 yılında üretilen ürün kalitesi ile aynı nitelikte üretilen Pirinç rekoltesi X ton arttı.
Adım 4: Zaman ekle:
1997 yılında üretilen ürün kalitesinin aynısı Pirinç rekoltesi 3 hektardan daha aşağı toprağa sahip olan çiftçiler tarafından 1998 yılı sonunda X ton arttı.
Genel Hedef düzeyinde göstergeler:
Genel hedef düzeyinde göstergeler, bu projenin ve olası diğer projelerin hep birlikte katkıda bulunduğu bir programın ya da sektörün hedeflerini tanımlar.
Proje Amacı düzeyinde göstergeler
Proje amacı, projeyi yapmanızın ana nedenidir. “Niye çıktı üreterek sonuç yaratmaya çalıyorsunuz?” Sorusunun yanıtıdır.
Amaç için doğrulanabilir göstergeler, amacın yerine getirildiğini ispatlamak zorundadır. NİCELİK, NİTELİK, HEDEF GRUP, ZAMAN ve YER bileşimiyle mümkün olduğunca amacın göstergesi tanımlanmalıdır.
Çıktı düzeyinde göstergeler
Çıktı düzeyinde olana göstergeler proje uygulayıcısının sorumluluk alanını tanımlar.
Faaliyet düzeyinde göstergeler
Etkinlik düzeyindeki göstergeler, genellikle girdileri ve bütçeyi kapsar. Bütçe belirli kategoriler altında gösterilebilir (Teknik Hizmetler, Eğitim, Kampanya, Yayın vs.) Bütçe daha detaylı olarak hazırlanmış ve proje ekinde verilecek olan bütçenin özeti olarak verilir. Burada amaç, projenin bütünü için gerek duyulan fonun, maliyet-etkin olup olmadığının analizini yapmaktır.
II.2. 3. Doğrulama Kaynakları
Neyin başarıldığını gösterecek bilgi kaynaklarıdır. Eğer bir bilgi kaynağı yoksa ve bu boşluk bir alan araştırması gerektiriyorsa faaliyetlere bu araştırmayı eklemek gerekir. Bu ekleme bir maliyet içeriyorsa o zaman bütçeye de yansıtılmalıdır.
Göstergelerin doğrulanabilir olmasına özen göstermek gerekir. Eğer doğrulanamıyor sa o zaman başka gösterge bulmak gerekecektir.
GÖSTERGELER VE DOĞRULAMA ARAÇLARI KONTROL LİSTESİ
Matrisin 2 ve 3. sütunlarının kontrolü
- Göstergeler NİCELİK, NİTELİK, HEDEF GRUP, YER ve ZAMAN açısından Tanımlı mı?
- Göstergelerde belirli aralıklarda ulaşılacak hedefleri tanımlıyor mu?
- Göstergeler ve Doğrulama Araçları
Geçerli mi?
Güvenilir mi?
Ölçülebilir mi?
Maliyet-etkin mi?
- Göstergeler gerekli ve yeterli mi?
- Göstergeler yeterince çeşitlendirildi mi?
Doğrudan ve dolaylı
Niteliksel-Niceliksel
- Göstergeleri kim oluşturmuş?
- Doğrulama Araçları /Veri toplama yapılmış mı?
Yapılması gerekiyor mu?
ÖRNEK
Projenin YapısıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarYerel Halkın yaşam Koşulları İyileşti2003 yılında nehir balığı avcılığı ile gelirler %30 arttı
2004 yılında turizm gelirleri %30 arttı
Ekonomiden sorumlu Bakanlığın yıllık sosyo-ekonomik araştırmasıNehrin su kalitesi iyileştiNehir balığı nedeniyle ortaya çıkan hastalık 2003 yılında %80 azaldı.
2002 yılına kadar balık avında %30 artış yaşandı
Hastahane raporu ve tıbbi raporlar
Nehirden sorumlu makamın ve kooperatiflerin raporları
Nehir balığı için piyasa talebi istikrarlı
Turistler durumun iyileştirildiğinden haberdar edildi
1.Evlerin ve Fabrikaların Nehre doğrudan atık su boşaltımı azaldı2002 yılında fabrikaların atık suyunun %80’i, evlerin atık suyunun %70’i arıtma tesisinde temizlendiBelediyenin araştırma raporlarıSu kalitesi istikrarlı bir seyir gösteriyor
Kontrolsüz atık su deşarjı en azından sabit bir düzeyde
1.1.Şirketlerin çevresel yatırımları analizi
1.2.Uygun temiz teknolojiler belirlenmesi
1.3.Tasarım teşvikleri ması
1.4.Teşviklerin testleri ve uygulanması
1.5.Teşviklerin sağlanması
1.6.Yasal düzenlemelerin iyileştirilmesi ve izlenmesi
1.7. Evlerin ve Fabrikların kanalizasyon şebekesine bağlanması
1.8. Atıksuyun etkileri konusunda aileleri ve fabrikalara yönelik bilinç artırma faaliyetleri
1.9. Atıksu sisteminin bakımı konusunda belediye personelinin eğitimi
Araçlar
A.Teknik danışmanlık
B. Yatırım
C. bakım
D…..
Toplam
Bütçe
Yerel katkı:
Belediye Katkısı:
Yabancı donör katkısı
Toplam:
Kanalizasyon sistemlerinin kullanılması konusunda kabul varİnşaat izni alındı
II.2. 4. Riskler ve Dışsal Faktörler (Varsayımlar)
Riskler genellikle olumsuz olan dışsal koşullar olarak formüle edilirler. Riskler gelecekte iyileşme yaratma planının gerçekleşebilirliğinin test edilmesi durumunda tanımlanırlar. Risklerin değerlendirilmesi, risk faktörlerinin sonuçlarını minimize etmek ya da bu faktörlerden kaçınmak için ek faaliyetlerin planlanması şansını da yaratır.
Dışsal faktörlerin (Varsayımların) doğrulanması
Varsayımlar dışsal faktörler olarak belirsiz koşullara ilişkin durum belirlemeleridir ve her düzeyde hedefleri etkileyebilir. Bunlar dışsal faktörlerdir ve projenin içinde kontrol edilemezler. Varsayımlar, projenin dışsal mantığını oluşturur.
Varsayımlar bazen önemli doğa koşullarını tanımlayabilir. Bunlar insan faktörleri ya da dışsal ekonomik faktörler olabilir. Varsayımlar bu projeyle ilişkili olmak zorunda olan diğer projelerle ilişkili olabilir.
Birinci sütunda tanımlanan EĞER/OZAMAN (araç-etki) mantığı, projenin faaliyetlerinden genele hedeflere kadar her düzeyini birbiriyle ilişkilendiren koşulların tanımlanması için gereklidir. Varsayımlar da EĞER/VE/O ZAMAN mantığı ile bu resmi tamamlar. Bunlar, her düzey arasındaki araç-etki bağını desteklemek için gerekli koşulları tanımlarlar. Yeterli koşullar olarak da tanımlanabilir. Cümle olarak tarifi: “Eğer bu yapılırsa ve bu da dış koşul olarak var sa o zaman elde etmek istediğimiz sonuca ulaşabiliriz” şeklindedir.
Neden sonuç ilişkileri iyi bir proje tasarımının özünü oluşturuyorsa, gerekli ve yeterli koşulların tanımı da projenin başarısı için önemlidir
Bütün Varsayımları sütuna yerleştirmek olanaklı değildir. Bu nedenle üç tip varsayım arasında bir ayrım yapmak gerekir.
- Olma olasılığı çok yüksek olan ya da projenin başarısı açısından önemsiz olan varsayımlar matrise yerleştirilmez.
- Önemli olan ancak %100 gerçekleşmesi belirsiz olan varsayımlar mantıksal çerçeveye yerleştirilir ve uygulama sırasında izlenir.
- Projenin başarısında temel rol oynayan ancak olma olasılığı olmayan varsayımlar projenin yeniden tasarlanması ya da projeden vazgeçilmesine neden olur.
DIŞ FAKTÖRLER ANALİZİ:
Dışsal Faktör önemli mi?
EVET HAYIR
Olma olasılığı var mı? Mantıksal çerçeveye katma
Kesinlikle Mantıksal çerçeveye katma
Olası Mantıksal çerçeveye yerleştir
İmkansız Koşulu etkilemek için proje tasarımına yerleştirilmeli mi
EVET HAYIR
Faaliyet ya da sonuç ekleyerek Proje uygun değil
Projeyi yeniden tasarla: Gerekiyorsa
proje amacını yeniden tanımla
VARSAYIMLARIN MANTIKSAL ÇERÇEVEYE YERLEŞTİRİLMESİ
- Hedefler ağacında şeçilmeyen strateji içinde yer alan hedefler arasında projenin başarısı için önemli olabilecek olanları tanımla
- Tanımlanan hedefleri dış faktörler olarak mantıksal çerçeve içinde uygun geldikleri yere yerleştir
- Hedefler ağacında yer almayan ancak üst hedeflere, proje amacına ve sonuçlara ulaşmak için mutlaka olması gereken diğer dış koşulları tanımla
- Proje faaliyetlerinin başlaması için yerine getirilmesi gereken ön koşulu tanımla
- Değerlendirme algoritmasını kullanarak dışsal faktörleri önemine göre sırala
- Proje mantığı ve varsayımları bütünselliği açısından kontrol et
Proje amacına ulaşmak için gerekli olan varsayımlar
Üst hedeflere erişmek için gerekli olan varsayımlar
Sonuçlarla ilgili olan Faaliyetler seviyesine yerleştirilir
Sonuçlar seviyesine yerleştirilir
Proje amacı seviyesine yerleştirilir
RİSKLER VE VARSAYIMLAR KONTROL LİSTESİ
- Sütunun kontrolü
- Bütün riskler tanımlandı mı?
Sorunlar ağacı
- Riskler spesifik mi yoksa çok mu genel
- Riskler ve varsayımlar doğru seviyeye konmuş mu?
- Mantık çalışıyor mu?
Eğer Ve
Gerekli ve yeterli
- Risklerin bertaraf edilebilir mi? Hâlihazırda riskler çözüldü mü?
- Ön koşullar nelerdir
- Geri kalan varsayımlar ve risklerle proje devam edebilir mi?
Müdahale MantığıDoğrulanabilir GöstergelerDoğrulama kaynaklarıVarsayımlarYerel Halkın yaşam Koşulları İyileştiNehrin su kalitesi iyileştiNehir balığı için piyasa talebi istikrarlı
Turistler durumun iyileştirildiğinden haberdar edildi
1.Evlerin ve Fabrikaların Nehre doğrudan atık su boşaltımı azaldıSu kalitesi istikrarlı bir seyir gösteriyor
Kontrolsüz atıksu deşarjı en azından sabit bir düzeyde
1.1.Şirketlerin çevresel yatırımlarının analizi
1.2.Uygun temiz teknolojilerin belirlenmesi
1.3.Tasarım teşvikleri
1.4.Teşviklerin testleri ve uygulanması
1.5.Teşviklerin sağlanması
1.6.Yasal düzenlemelerin iyileştirilmesi ve izlenmesi
1.7.Evlerin ve Fabrikların kanalizasyon şebekesine bağlanması
AraçlarBütçeKanalizasyon sistemlerinin kullanılması konusunda kabul varİnşaat izni alındı
II.3. Adım 3: Proje Önerisinin Değerlendirilmesi
Proje döngüsü içinde hazırlanan projenin değerlendirilmesi en önemli adımlardan birisidir. Değerlendirme sürdürülebilirlik esası üzerinden yapılır. Sürdürülebilirlik, dış yardım sona erdikten sonra projenin yarar üretmeye devam etmesidir. Bunun anlamı, proje sırasında gerçekleştirilen faaliyetlerin kalıcılığının sağlanması ve yararlanıcılar, ilgili taraflar ve proje uygulayıcısı tarafından içselleştirilmiş olması anlamına gelir. Sürdürülebilirliği sınamak için aşağıdaki başlılardan oluşan bir kontrol listesi oluşturulur:
Politika desteği
Proje alanına ilişkin hükümetin bir politikası var mı? Uygulama ve izleme süreçlerinde hükümetin yeterli desteği vereceğine ilişkin kanıtlar nelerdir?
Uygun Teknoloji
Seçilen teknolojinin karşılanabilir bir maliyetle kullanılacağına ve yerel koşullara uygunluğuna ilişkin yeterli kanıt var mı?
Çevre koruması
Projenin sonuçlarının çevre üzerinde zararlı sonuçları var mı?
Herhangi bir zarara karşı yeterli tedbir alındı mı?
Sosyo-kültürel konular
Proje sosyo-kültürel normları dikkate alıyor mu? Projede eşit erişim ve eşit yararlanma ilkeleri gözetildi mi?
Toplumsal cinsiyet konuları
Projede kadın ve erkeklerin ihtiyaçlarının eşit bir biçimde karşılanmasına yönelik olarak gerekli tedbirler alındı mı? Proje uzun erimde kadın erkek eşitsizliğini azaltmaya katkıda bulunuyor mu?
Kurumsal ve yönetsel kapasite (kamu ve özel)
Projenin uygulayıcı kuruluşları projenin etkin bir biçimde yönetilmesi için yeterli kapasite ve kaynağa sahip mi? Uzun erimde de fayda sağlamaya devam edecek mi?
Sahiplilik – benimseme/içselleştirme
Kadın ve erkekleri içeren tüm hedef grupların projeyi desteklediğine
ilişkin ne tür kanıtlar var. Hedef gruplar proje içinde ne kadar aktif rol alıyorlar/proje hazırlama ve uygulamasında görüşleri alındı mı?
Ekonomik ve mali rasyonellik
Projenin sağlayacağı yararların, böylesi bir maliyeti haklı çıkaracak kadar önemli olduğuna ilişkin yeterli kanıt var mı?
Planlama süreci sırasında bu faktörler varsayımlar olarak görülür ve faaliyetler ve sonuçlar bu faktörlere göre kontrol edilir. Sınama, ek faaliyet ya da sonuçların dahil edilmesini sağlayabilir ya da bu faktörler yalnızca varsayımlar olarak kalırlar ve uygulama sırasında izlenirler.
PROJE TASARIMI KONTROL LİSTESİ
- Projenin bir amacı var.
- Projenin amacı sonuçların/çıktıların yeniden formülasyonu değil.
- Amaç net olarak ifade edilmiş
- Bütün çıktılar amacın yerine getirilmesi için gerekli
- Çıktılar netlikle ifade edilmiş
- Çıktılar sonuçlar olarak ifade edilmiş
- Faaliyetler her bir çıktının üretilmesi için eylem stratejisini tanımlıyor.
- Genel hedef açıkça belirtilmiş
- Amaç ve genel hedef arasındaki Eğer/O zaman ilişkisi mantıki ve aradaki önemli adımları göz ardı etmemiş
- Faaliyetler düzeyindeki Varsayımlar herhangi bir ön koşul varlığını gerektirmiyor.
- Çıktılar ve varsayımlar birlikte amacın gerçekleşmesi için gerekli ve yeterli koşulları oluşturuyor
- Amaç ve varsayımlar birlikte genel hedefe erişimin koşullarını tanımlıyor.
- Girdiler/kaynaklar ve faaliyetler arasındaki ilişki gerçekçi
- Faaliyetler ve çıktılar arasındaki ilişki gerçekçi
- Çıktılar ve amaç arasındaki ilişki gerçekçi
- Faaliyetler, çıktılar, amaç ve genel hedef arasındaki dikey mantık gerçekçi ve bütüncül
- Amaç düzeyinde oluşturulmuş göstergeler çıktılardan bağımsız olarak, amacın ölçülmesi için tasarlanmış.
- Amaç göstergeleri neyin önemli olduğunu ölçüyor.
- Amaç göstergeleri nitelik, nicelik, yer ve zaman açısından tanımlanmış
- Çıktı göstergeleri nitelik, nicelik ve zaman açısından nesnel olarak doğrulanabilir
- Genel-Hedef düzeyindeki göstergeler nitelik, nicelik ve zaman açısından nesnel olarak doğrulanabilir
- Girdiler, amacı yerine getirebilmek için gereksinilen kaynakları ve maliyetleri etkinlik düzeyinde tanımlamış
- Doğrulama araçları sütunu her bir göstergenin doğrulama kaynağının nerede bulunabileceğini tanımlıyor
- Doğrulama Araçlarının toplanmasında gereksinilen her hangi bir etkinlik/eylem faaliyetlerde tanımlanmış
- Çıktılar projenin yönetim sorumluluklarını tanımlıyor
ŞİMDİ
Proje önerinizi hazırlayabilirsiniz
II.4. Adım 4: Proje Önerisinin hazırlanması
Önerinin yazılması ve projenin hayata geçmesi için gerekli finansmanı sağlamak döngünün dördüncü aşamasını oluşturur. Bir önceki aşamada mali, sosyo-ekonomik, çevreesel kriterler açısından doğruluğu sınanmış olan projenin yazılmasına karar verilir.
Bir proje yazarken, fon veren kuruluşların önceliklerini dikkate almak gerekir. Öncelikler, belirli sektörlere (eğitim, sağlık, çevre vs), belirli yaklaşımların geliştirilmesine (iyi yönetişim, demokrasi vb.) yönelik olabilir ya da verilen fonun niteliği farklı olabilir (kredi, hibe, vs) .
Fon veren kuruluşların genellikle proje başvuru formları ve bu formların eşliğinde önceliklerini belirten, başvurucuların niteliklerini ve uyulması gereken kuralları tanımlayan reehberler bulunur. Bunların dışında yapılan başvurular ise kabul edilmez. Bu rehberin ekinde Avrupa Komisyonu’nun başvuru formu örnek olarak eklenmiştir.
II.5. Adım 5 ve 6: Projenin İzlenmesi ve Değerlendirilmesi
İzleme ve değerlendirme, proje döngüsünün ayrılmaz aşamalarıdır. İzleme, proje uygulama süresince devam ederken, değerlendirme periyodik olarak belirli aralıklarla ve proje bitiminde gerçekleştirilir.
İzleme
İzleme, projeyi doğru olarak gerçekleştirip gerçekleştirmediğimiz sorusunun yanıtını bize verir. İzleme, mevcut proje içinde faaliyetlerin ve girdilerin verili zaman dilimi içerisinde çıktılara dönüştürülmesinin kontrol edilmesi sürecidir.Uygulama süreci içinde beklenmeyen sonuçların ortaya çıkmasını kontrol altına almak ve projenin hedefleri doğrultusunda ilerlemesini sağlamak için önemli bir mekanizmadır.
Mantıksal çerçeve, uygulama takvimi ve Etkinlik ve Kaynak takvimleri izlemenin temelini oluşturur.
İzleme iki biçimde yapılmalıdır:
- Süreç izleme: proje tarafından sağlanan yapıların ve hizmetlerin fiziksel olarak üretilmesi (faaliyetlerin izlenmesi), hedef grup tarafından yapıların ve hizmetlerin kullanılması (çıktıların izlenmesi), ve mali kaynakların yönetiminin izlenmesini içerir.
- Etki izleme: farklı gruplar üzerinde projenin yarattığı etkinin ve proje amacına ulaşılmasına yönelik gösterilen ilerlemenin izlenmesini içerir.
İzleme için gerekenler
Hangi faaliyetler uygulamaya sokuldu ve nasıl bir ilerleme sağlandı (haftalık aralarla)
Bütçe – faaliyet maliyetleri (aylık)
Arzu edilen sonuçlara ulaşıldı mı ?(üç aylık güncelleme) faaliyet
Bu sonuçlar proje hedeflerine ne kadar yaklaştırdı? (yarıyıl analizi)
Proje çevresinde nasıl değişiklikler oluşuyor? Varsayımlar doğru mu?
Ölçülebilir, sayısal, iyi tanımlanmış hedef/faaliyetler (göstergeler)
İzleme sisteminin tasarımı, gereksinilen bilginin türüne ve kimin tarafından verileceğine dayanır. Farklı düzeylerde bilgi talebini oluşturmak ve gereksinilen ayrıntılı bilginin kesinliğine karar vermek önemlidir. Aynı zamanda bilgi akışının zamanlaması, her aşamada gereksinilen analitik sürecin türü konusunda belirginlik olmalı ve proje yöneticilerine sonuç analizlerini ve geri besleme olanaklarını da sağlamalıdır.
Değerlendirme
Değerlendirme izlemeden daha geniş bir perspektifi içerir. Doğru proje yapıyor muyuz? Buradaki temel sorudur. Değerlendirme, proje amacı ve hedefinin gerçekleşmesine yönelik ilerlemenin izlenmesidir.
Proje süresi boyunca çeşitli zamanlarda değerlendirme yapmak olanaklıdır. Proje uygulaması sırasında yapılan değerlendirme ara değerlendirme, proje bitiminin hemen ardından yapılan değerlendirme nihai değerlendirme ve projenin bitiminden bir kaç yıl sonra yapılan değerlendirme de ex post değerlendirme olarak adlandırılır.
Değerlendirme, proje yönetimi dışında bulunan uzman kişiler tarafından yapılmalıdır.
İzleme ve Değerlendirme arasındaki fark nedir?
İzleme, proje faaliyetlerinin uygulanmasını kayıt altına alırken, değerlendirme hedeflere erişimi ölçer ve hazırlık ve uygulama aşamalarına ilişkin süreçleri gözden geçirir. Ara dönem değerlendirmesi, projenin uygulanması sürecinde yeniden düzenlenmelere (gerektiğinde) olanak tanır. Nihai değerlendirme proje sona erdiğinde yapılır ve bu süreçten çıkarılan dersler ortaya konur. Bunlar bir sonraki projelere referans oluştururlar.
EK
Avrupa Birliği’nin Proje Teklif Formatları
Avrupa Birliği’nin finansman programlarından yararlanabilmek üzere hazırlanacak proje teklifinin formatı aşağıdaki gibidir.
- Tanım
1.2. Proje alanı (ülke, – ya da ülkeler -, bölge, kent )
1.3. Finansman Kuruluşundan talep edilen fon miktarı ve toplam içindeki oranı)
1.4. Projenin özeti
- Projenin amacı
- Projenin hedef grupları
- Projenin temel etkinlikleri
1.6. Projenin Gerekçeleri (aşağıdaki alt başlıklar düzeyinde tanımlama)
- a) Hedeflenen ülkedeki mevcut durum, ihtiyaçlar ve kısıtlılıklar
- b) Doğrudan ve dolaylı yararlanıcıların tahmini sayısı ile birlikte hedef grupların listesi
- c) Hedef grupların ve etkinliklerin seçiminin nedenleri
- d) Projenin hedef gruplar açısından uygunluğu
- e) Projenin programların hedeflerine uygunluğu
- f) Projenin programın önceliklerine uygunluğu
Etkinliğin adı ve tanımı
1.8. Yöntem
- a) Projenin uygulama yöntemi
- b) Önerilen Yöntemin gerekçeleri
- c) Proje, daha önce yapılmış olan projelere ya da etkinliklere nasıl
- d) Iç Değerlendirme prosedürleri
- e) Katılım düzeyleri ve diğer kuruluşların (ortakların ya da diğerlerinin) projedeki etkinliği
- f) Proje ortaklarının rollerinin gerekçesi
- g) Uygulama için önerilen proje ekibi ve görev tanımları
Toplam Proje Süresi
Etkinliklerin zamana ve rollere göre dizgesi
- Beklenen Sonuçlar
- a) proje hedef grupların durumunu nasıl iyileştirecek
- b) proje hedef grupların ya da ortakların yönetsel ve teknik kapasitelerini nasıl iyileştirecek
nitelik ve nicelik açısından tanımlanmalı
2.3. Projenin Çoğaltıcı Etkileri
Proje sonuçlarının tekrarlanması ve genişletilmesi olanaklarının tanımlanması
2.4. Sürdürülebilirlik
- a) Finansal sürdürülebilirlik
- b) Kurumsal sürdürülebilirlik
- c) Politika düzeyinde sürdürülebilirlik
- Bütçe
- Kurumsal Özellikler
Moderatör tarafında düzenlendi: