Final Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri Final Ders Özeti

admin

Administrator
Yönetici
Admin
4 Eyl 2018
380
83
28
#1
DOSYALAMA VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ DERSİ 25 SORUDA FİNAL SINAVI DENEME TESTİ

1 Belgenin sahip olduğu değer itibariyle sınıflandırılmasına göre belgeler kaç çeşit değer sınıflandırması vardır .

CEVAP: Belgelerin; idari, mali, yasal, araştırma ve arşiv değerleri bulunmaktadır.

İdari değer; işletmelerin günlük rutin idari işlemlerinden doğan belgenin değerini ifade eder .

Mali değer; kurumların mali yükümlülüklerini ortaya koyarak alım, satım, ödeme, maaş işlemleri, vergi gibi mali ve finansal aktiviteler sonucu ortaya çıkan belgelerin değerini ifade eder.

Yasal değer; kurumsal faaliyetler belirli bir bürokratik düzen gözetilerek yürütülür. Bu bürokratik yapıların kendine has düzenlemelerinin ön gördüğü ilkelerle belgeler yönetilir ve saklanır. Bu ilkeler çerçevesinde belirli bir yasal düzenleme ile üretilen, kullanılan, dağıtılan ve korunan belgeler aynı zamanda yasal bir değere de sahip olur. Araştırma değeri; farklı araştırmalara konu olabilecek belgeler, araştırma değeri olan belgelerdir. Güncelliğini yitiren belgelerin araştırma değeri tarihsel, kültürel, sosyoekonomik anlamda artabilir.

Arşiv sel Değer; tüm değer unsurlarını kapsayan daha geniş bir değer ölçütüne dayanan belge türünü oluşturur.

2 Evrak teslimlerinin elden yapılması gerektiği durumlarda da belirli bir standardın sağlanması adına kayıt mekanizması hangi defter yoluyla sağlanır.



CEVAP: Zimmet defterleri

Genel olarak zimmet defterinde bulunması gereken asgari konular; verilen evrakın numarası, tarihi ve eki, kime veya nereye verildiği, verilme zamanı, evrakı alanın isim ve imzası bulunmalıdır



3 Bir amaca ulaşabilmek için eylem birliği sağlama ve düzenleme sanatına ne denir

CEVAP: Strateji,



4 Belediyeler ve nüfus müdürlükleri gibi kurumlar için kullanmaya çok uygun olan dosyalama sistemi hangisidir



CEVAP: Coğrafi dosyalama sistemini



5 Bir büroda en büyük karışıklık farklı kişilerin farklı sistemleri uygulamasıyla ortaya çıkar. Bu yüzden, dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gereken husus, ne olmalıdır



CEVAP : Standartlaşmaya gitmek



6 Kurum içerisinde gerçekleştirilen evrak teslimlerinde veya yazışmalarda imza yerine ..........da kullanılabilir.

CEVAP: PARAF



7 Dosya ve klasörlerin yerleştirildikleri dosyalama malzemesi aşağıdakilerden hangisidir?

CEVAP : Dosya Dolabı





8 Hangi işlemle yöneticilerin almış oldukları kararların ve paydaşlarla ilişkilerin yansımalarının doğru ve etkili bir şekilde bilinmesi, kurumun faaliyetlerini geliştirmesi, alınan kararlarının doğruluğunun test edilmesi ve daha doğru kararların alınması açısından büyük bir öneme sahiptir.



CEVAP: Küpürleme faaliyetleriyle,



9 “geçmişin koruyucuları ve geleceğin kurucuları” olarak tanımlanan meslek hangisidir



CEVAP: “Arşivistler





10 Arşiv mekânında sıcaklık kaç derece civarında tutulmalıdır

CEVAP: 15 – 20 derece arası





11 Devlet arşivleri, merkeziyetçi ve dağınık arşivleme şeklinde oluşturulabilmektedir. Türkiye’de devlet arşivleri hangi kurum tarafından korunmakta ve organize edilmektedir

CEVAP: T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü



12 Belirli bir ülke, bölge, şehir veya topluluğa ait her türlü folklorik dokümanların bir arada tutulduğu arşiv türü olan . Bu dokümanlardan film koleksiyonlarını içiren arşivlere filmotek adı verilen arşiv çeşidi nedir



CEVAP : Folklor Arşivleri



13 Binalarda yangın çıkması durumunda değerli ve önemli evraklarla ilgili olarak kamu binalarının yangından korunması ile ilgili yönetmeliğin 10. maddesinde evrak güvenliğinin sağlanması ile ilgili olarak hangi önlemleri düzenlemektedir



CEVAP: Yeteri kadar kilitli çelik dolap ve kasasının bulundurulup, anahtarlarının sorumlu olan kişilere verilmesini düzenler.



14 Hangi arşivler göze ve kulağa hitap eden film, şerit film, manyetik bant, plak ve kasetler üzerine, arşiv belgesi olabilecek nitelikteki resim, söz, müzik vb'nin muhafaza edildiği arşivlerdir.

CEVAP : Odyo-vizüel arşivler





15 Geleneksel arşivleme süreci kaç aşamadan oluşmaktadır. ve bunlar aşağıdakilerden hangileridir

CEVAP: 4 Aşamadan oluşmaktadır bunlar hepsi

• Arşivlenecek belgenin hazırlanması

• Dosyaların arşive konulması

• Arşivlenmiş dosyalardan faydalanılması

• Arşivlenmiş dokümanların imha edilmesi



16 Başlıca klasik arşivleme araçları aşağıda kilerden hangisidir

CEVAP: Hepsi

• Arşiv saklama kutusu • Compact raflar • Sabit taşınabilir raflar • Nakliye arabası

• Dosya dolabı • Klasör Sütunu • Evrak yok etme makinesi



17 Komisyon “Kurum arşivi ayıklama ve İmha komisyonu” olarak isimlendirilmektedir. Birim arşivlerinde yapılacak imha işlemleri için arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu ünite amirinin başkanlığında, varsa birim arşiv sorumlusu ve birim arşivinden görevlendirilecek bir memur ile malzemeleri imha işlemine tabi tutulacak ilgili daire ve ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi ve evrak yönetimi konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 veya 4 kişilik bir grup “ayıklama ve imha komisyonu” kurulur. Yeterli personelin olmaması hâlinde bu komisyon en az kaç kişi ile çalışır

CEVAP 3 kişi ile çalışır.





18 Geleneksel arşiv içeriği nereye imha edilmek üzere gönderilir.

CEVAP: SEKA’ya : Türkiye Selüloz ve Kâğıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü (SEKA)



19 Modern anlamda arşivcilik konusunda ilk ciddi teşebbüs, olan Osmanlı İmparatorluğu Dönemi’nde hangi kurumun kurulmasıyla başlamıştır

CEVAP: 1846'da Hazine-i Evrak Nezareti'nin



20 Ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten ne tür bilgi ve belgeler arşivlenirler



CEVAP: Her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeler arşivlenirler




21 Malzemenin birim arşivine devri, İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının hangi süre zarfında arşive devredilir.



CEVAP: Yılın ilk üç ayı içerisinde



22 Lazer ışığının çeşitli frekans ve dalga boylarındaki kontrollü ışın demetlerini kullanarak iki plastik disk arasına sıkıştırılmış kimyasal maddenin parçacıklarını aktif ya da deaktif ederek verilerin dijital olarak kaydedilmesini sağlayan elektronik veri kayıt teknoloji hangisidir



CEVAP : Optik Kayıt Teknolojisi





23İşgörenin örgütsel değişimler (bazı birimlerin ortadan kalkması), işgörenin bulunduğu pozisyonda görevinin gereklerini yerine getirmemesi, iş ve örgüte ilişkin tutum ve davranışlarında olumsuzluklar saptanması gibi nedenlerle daha alt bir göreve kaydırılması olayına ne denilmektedir



CEVAP: “tenzil-i rütbe” = Rütbe indirimi





24 Verimlilik, nedir ?

CEVAP: Çeşitli ürün ve hizmetlerin üretimindeki faktörlerin (iş gücü, sermaye, arazi, materyal, enerji, bilgi) etkin kullanımıdır.

verimlilik = Çıktı(output) / Girdi(input)

• Aynı girdi ile daha çok çıktı elde etmek

• Daha az girdi kullanarak aynı çıktıyı elde etmek

• Girdilerden ziyade çıktıları artırmak





25 Masaüstü verimliliğine katkı sağlayacak bir yöntemde masalarda evrak kutularının bulunmamasıdır. “ABÜD” yöntemi olarak bilinen bu yöntemin notlar, posta veya herhangi bir evrak ele geçtiği zaman işleyişi kaç kategoriye ayırmaktadır



CEVAP: 4 KATAGORİ

A-Atın

B-Başkasına gönderin

Ü-Üzerinde çalışmaya başlayın

D-Dosyalayın