Vize Temel Bilgi Teknolojileri 1 Dersi 3. Ünite Özeti

6 Eki 2018
246
45
18
#1
3.ÜNİTE Ofis Yazılımları-Sözcük İşlemciler ve Belge Sistemleri
OFİS YAZILIMLARININ GENEL ÖZELLİKLERİ

*Ücretli ya da ücretsiz olsun bir Ofis programları genel olarak şunları içerir: bir sözcük işlemci program, bir hesap tablosu programı, bir sunu programı, bir veritabanı programı ve bir e-posta programı. Ofis program paketlerinin en yaygın olarak kullanılanları, Microsoft firmasının Microsoft Office programı ve Sun Microsystems firmasının Open Office paketleridir.
*Bu programların hepsi dosya denilen ve farklı adlar alan program birimleriyle çalışır. Program başladığında bu dosyalara program tarafından geçici olarak isim verilir. Örneğin, Microsoft Office programı Word sayfasına belge, Excel sayfasına kitap, Power Point sayfasında sunu ismi alır. Open Office de ise isimsizdir. Kullanıcı sonradan bu isimleri değiştirebiliyor.
*Ofis programlarının ortak özelliklerinden biri de menüler, komutlar ve araç çubukları gibi program ögelerinin aynı şekilde çalışmasıdır.
*Ofis programları başlatıldığında öncelikle program penceresi açılır. Bir program penceresinde şunlar yer alır: başlık çubuğu, menü çubuğu, durum çubuğu ve araç çubukları.
*Menülerde, yanında üç nokta (...) olan komutlar, bu komuta tıklandığında bir iletişim kutusunun açılacağını belirtir. MS Office paketinin son sürümünde bu, menü şeridinde komut gruplarının alt kısmında görünen küçük bir okla belirtilmektedir. İletişim kutuları, daha ayrıntılı işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlayan ve ayrı bir pencere olarak açılan program ögeleridir.

*Genellikle ofis programları ilk başlatıldığında Standart araç çubuğu, onun altında da Biçimlendirme araç çubuğugörünür. Araç çubuklarının üzerinde, bir simge ya da açılır liste ile gösterilen komutlar bulunur. Fare simgelerin üzerine getirildiğinde, o simge tıklandığında gerçekleşecek olan işlem görünür. Bunlara ekran ipucu denir. Araç çubuklarında yanında aşağıyı gösteren bir ok olan komutlar, bir seçenek listesi açar. Bunlara, açılır liste denir. Arka sayfadaki şekilde, bu ögeler gösterilmektedir:

Program penceresinin alt kısmında, Durum Çubuğu yer alır. Burada, üzerinde çalışılan dosya ile ilgili bilgiler görünür. Program penceresinin yan ve alt kısmında, dosya içinde aşağı-yukarı ve sağa sola
hareket etmenizi sağlayan kaydırma çubukları bulunur.

Ofis Belgelerinde Kısa yollar
Kısa yol, bir komutun klavyedeki tuşlarla gerçekleştirilmesini sağlayan tuş bileşimleridir. Bu tuş bileşimlerinin anlamı, aynı anda iki tuşa da basılması gerektiğidir. Örneğin, Yazdır komutunun yanındaki Ctrl + P, Ctrl tuşu ile P tuşuna aynı anda basılması gerektiğidir. Ofis programlarında sık kullanılan bazı komutların kısa yolları, aşağıdaki gibidir:

Yardım Dosyasının Kullanımı
Tüm ofis programlarında yardım menüsü veya simgesi var. Amaç ilgili dosyanın içinde istenileni bulmaktır. Yardım menüsüne kısa yol olarak F1 tuşuna basarak ulaşabilirsiniz.

PDF Olarak Kaydetme
PDF, “Portable Document Format” (Taşınabilir Belge Biçimi) sözcüklerinin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. PDF belgeleri, Adobe şirketine ait, ücretsiz paylaşılabilen programlar-da oluşturulur ve okunabilir. PDF dosyalarını açabilmek ve okumak için, bilgisayarda Adobe Reader programının yüklenmiş olması gerekir. Bu program Internet’te birçok siteden ücretsiz olarak edinilebilmektedir. PDF belgeleri, adından da anlaşılabileceği gibi belge biçimlendir-mesini korur ve dosya paylaşımını olanaklı hale getirir. Ofis programlarında (Open Office ve Microsoft Office), ek yazılıma ya da eklentiye gerek kalmadan dosyaları PDF olarak kaydede-bilirsiniz.
Web Tabanlı Ofis Belgeleri
Günümüz bulut bilişim teknolojisi sayesinde Office programlarında düzenlediğimiz belgelere ve diğer program dosyalarına bilgisayarımız dışında erişim, anlık olarak düzenleme ve güncelleme imkanına sahibiz. Ayrıca bu teknolojiyi kullanarak bu belgelerimizi paylaşabilir yedekleyebiliriz. Bugün birçok servis sağlayıcı bu hizmeti vermektedir: Google, Microsoft, Intel ve Türkiye’de TTNET bu hizmeti verenlerden birkaçıdır.
SÖZCÜK İŞLEMCİ PROGRAMLAR

1-Genel Olarak MS Word Ekranı
Sözcük işlemci program başlatıldığında, program penceresi açılır. Aşağıdaki şekilde, MS Word programı ilk başlatıldığında açılan program penceresi ve öğeleri gösterilmektedir:

Başlık Çubuğu: Üzerinde çalışılan belgenin adı ve programın adı görünür. Simge Durumuna Küçült, Geri Yükle ve Kapat düğmeleri yer alır.
Hızlı Erişim Araç Çubuğu: Kaydet, Geri Al ve Yinele gibi sık kullanılan komutlar yer alır. Hızlı Erişim Çubuğunun sağ tarafındaki ok tıklandığında, sık kullanılan ya da diğer komutların eklenebilmesini sağlayan bir açılır menü bulunur.
Belge Penceresi: Üzerinde çalışılan belgenin içeriğini gösterir.
Kaydırma Çubuğu: Belge içinde gezinmeyi sağlar.
Durum Çubuğu: Üzerinde çalışılan belge hakkındaki bilgiler görünür.
Görünüm Düğmeleri: Belgenin görüntü modunun değiştirilebilmesini sağlar.
Yakınlaştır: Belge görüntüsünün büyütülüp küçültülmesini sağlar.

Word’de Belgelerle Çalışmak
Belge Oluşturma

Word programını başlattığınızda boş bir belge açılır. Başka bir boş belge açmak için, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
1. Dosya sekmesini tıklayın.
2. Yeni’yi tıklayın.
3. Boş Belge’yi çift tıklayın.

Yeni bir belgeyi şablonlar yardımıyla da aşağıdaki şekilde açabiliriz:
1. Dosya sekmesini tıklayın.
2. Yeni’yi tıklayın.
3. Kullanılabilir Şablonlar’ın altında, istediğiniz seçeneği tıklayın.
4. İstediğiniz şablonu çift tıklayın.

Var Olan Bir Belgeyi Açma

Belgeyi Kaydetme ve Farklı Kaydetme
Bir belgeyi ilk kez kaydediyorsanız, Hızlı Başlat Araç Çubuğundaki Kaydet düğmesini tıkladığınızda, Farklı Kaydet iletişim kutusu açılır. Burada, belgeyi istediğiniz bir adla kaydedebilirsiniz. Diğer sayfada, Farklı Kaydet iletişim kutusu gösterilmektedir:


PDF Olarak Kaydetme
“Web Tabanlı Ofis Belgeleri” başlıklı bölümde belirtildiği gibi, ofis programlarında,
PDF olarak kaydetme seçeneği bulunmaktadır. Bu seçeneği kullanarak, bir
Word belgesini PDF olarak kaydedebilirsiniz. Bunun için, aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
1. Dosya sekmesinde Farklı Kaydet tıklayın.
2. Dosya Adı kutusunda, belgeniz için bir ad girin.
3. Kayıt türü listesinde, PDF (*.pdf) seçeneğini tıklayın.
4. Dosya kaydedildikten sonra seçtiğiniz biçimde açılmasını istiyorsanız, Yayımladıktan Sonra Dosyayı Aç onay kutusunu işaretleyin.
5. Yazdırma seçeneklerini belirlemek için Seçenekler tıklayın.
6. Tamam’ı, sonra da Kaydet tıklayın.

Word Menüleri ve Komutları
Daha önceki bölümlerde belirtildiği gibi, Word’deki komutlar, 8 sekmede düzenlenmiş ve her sekmede bulunan komutlar, şerit adı verilen alanda ilgili başlıklar altında gruplanmıştır. Sonraki bölümlerde ayrıntılı olarak anlatılacak olan bu sekmeler, Dosya, Giriş, Ekle, Sayfa Düzeni, Başvurular, Postalar, Gözden Geçir ve Görünüm sekmeleridir. Bir sekmeden diğerine geçmek için, sekme adını tıklamak yeterlidir. Aşağıda, menü şeridi ve sekmeler gösterilmektedir:

Daha sonra ayrıntılı açıklanacak olan bu sekmelerden kısaca bahsedelim:
Dosya Sekmesi
Dosya ile ilgili işlemlerin yapılmasını sağlayan Yeni, Aç, Farklı Kaydet, Yazdır ve Kapat komutları bulunur.


Giriş Sekmesi
• Yazı tipini büyütme ya da daraltma
• Büyük/küçük harf değiştirme
• Yapılan biçimlendirmeyi temizleme
• Metni, kalın, italik, altı çizili, üstü çizili hale getirme
• Bir karakteri ya da sözcüğü üst simge ya da alt simge haline getirme
• Metne efekt ekleme
• Metni renklerle vurgulama
• Yazı tipi rengini değiştirme
• Satır aralığını değiştirme
Yazı Tipi grubunun alt kısmındaki küçük ok tıklandığında, Yazı Tipi iletişim kutusu açılır.
Paragraf grubu:
• Madde işaretli, numaralı ve çok düzeyli listeler oluşturma
• Metne girinti uygulama
• Metni sıralama
• Paragraf işaretlerini görüntüleme
• Metni sola, sağa hizalama, ortalama, iki yana yaslama
• Satır ve paragraf aralıklarını ayarlama
• Kenarlık uygulama
• Metne gölgelendirme ekleme
• Metne kenarlık ekleme

Stiller grubu:
Bu gruptaki komutlarla, belgeniz için bir stil seçip uygulayabilirsiniz.

Ekle Sekmesi

Çizimler grubu:
• Resim, küçük resim, şekil, SmartArt, grafik ve ekran görüntüsü ekleme. Aşağıdaki şekilde, şekiller açılır menüsünün sadece bir bölümü örnek olarak gösterilmektedir:

Bağlantılar grubu:
• Köprü, yer işareti, çapraz başvuru ekleme
Üstbilgi ve Altbilgi grubu:
• Üstbilgi ve altbilgi ekleme
• Sayfa numarası ekleme
Komutların yanındaki, küçük okları tıklarsanız, üstbilgi, altbilgi ve sayfa numarası stillerini seçebileceğiniz listeler açılır. Aşağıda, Sayfa Numarası açılır listesi gösterilmektedir:

Metin grubu:
• Metin kutusu ekleme
• Yazar adı, anahtar sözcük, başlık, özet gibi belge ile ilgili otomatik metinler ekleme
• WordArt ekleme
• Paragrafa büyük harf ekleme
• İmza satırı, tarih saat ekleme
• Nesne ekleme

Simgeler grubunda ise metne denklem ve simgeler ekleyebilirsiniz.

Sayfa Düzeni Sekmesi
Bu sekmede komutlar, Temalar, Sayfa Yapısı, Sığdırmak için Ölçeklendir, Sayfa Seçenekleri ve Yerleştirolarak gruplanmıştır. Aşağıdaki şekilde Sayfa Düzeni sekmesi gösterilmektedir:

Sayfa Düzeni sekmesindeki komutlarla yapabileceğiniz işlemler şunlardır:
Temalar grubu:

Bu gruptaki komutlarla belgenize bir tema uygulayarak tutarlı ve profesyonel bir görünüm kazandırabilirsiniz.


Sayfa Yapısı grubu:
• Kenar boşluklarını, yönlendirmeyi ve sayfa boyutunu ayarlama
• Sayfa ve bölüm sonlarını ayarlama
• Metni sütunlara bölme
• Satır numarası koyma
• Belgede heceleme yapma
Komut grubunun alt kısmındaki küçük oka tıkladığınızda Sayfa Yapısı iletişim kutusu açılır. Arka sayfadaki, bu iletişim kutusu gösterilmektedir:


Sayfa Arka Planı grubu:
Bu gruptaki komutlarla sayfaya filigran ya da renk ekleyebilir, sayfa kenarlığı koyabilirsiniz.
Paragraf grubu:
Bu gruptaki komutlarla metindeki girintileri ve paragraf aralıklarını ayarlayabilirsiniz. Komut grubunun alt kısmındaki küçük oka tıkladığınızda Paragraf iletişim kutusu açılır.

Yerleştir grubu:
Bu gruptaki komutlarla metne eklediğiniz şekil, resim ve çizim gibi ögelerin yerini ve hizalamasını ayarlayabilir, birden çok ögeyi gruplayabilir ya da birbirlerine göre konumlarını ayarlayabilirsiniz.

Başvurular Sekmesi
Bu sekmede komutlar, İçindekiler Tablosu, Dipnotlar, Alıntılar ve Kaynakça, Resim Yazıları, Dizin ve Kaynakça olarak gruplanmıştır. Aşağıdaki şekilde, Başvurular sekmesi gösterilmektedir:


Başvurular sekmesindeki komutlarla belgenize içindekiler tablosu, dipnot, son not, alıntı, resim yazısı, dizin ve kaynakça ekleyebilirsiniz.

Postalar Sekmesi
Bu sekmedeki komutlarla Adres-Mektup Birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz. Bu özellik, toplu posta gönderimlerinde, adreslerle etiket formlarının ve zarfların birleştirilmesini sağlamaktadır. Ancak bu özelliği kullanabilmek için, adres bilgilerinin Word, Excel ya da Outlook gibi bir posta programında önceden oluşturulması gerekir. Aşağıdaki şekilde, adres-mektup birleştirme özelliğini kullanabileceğiniz Postalar sekmesi gösterilmektedir:

Gözden Geçir Sekmesi
Bu sekmede komutlar, Yazım Denetleme, Dil, Açıklamalar, İzleme, Değişiklikler, Karşılaştır ve Koru olarak gruplanmıştır. Aşağıdaki şekilde, Gözden Geçir sekmesi gösterilmektedir:

Bu sekmedeki komutlarla yapabileceğiniz işlemler şunlardır:
• Belgede yazım denetimi yapma
• Eşanlamlı sözcük araması
• Çeviri aracını kullanma
• Belgeye açıklama ekleme
Bu sekmedeki komutlar, ortak çalışılan belgelerle ilgili araçlar sunmaktadır. İzleme, Değişiklikler, Karşılaştır ve Koru grubundaki komutlarla, belgede başkalarının yaptığı değişiklikleri görebilir, bunları onaylayabilir ya da reddedebilir, belgeyi değişikliklere karşı koruyabilirsiniz.

Görünüm Sekmesi
Bu sekmede komutlar, Belge Görünümleri, Göster, Yakınlaştır, Pencere ve Makrolar olarak gruplanmıştır. Aşağıdaki şekilde, Görünüm sekmesi gösterilmektedir:

Görünüm sekmesindeki komutlarla yapabileceğiniz işlemler şunlardır:
• Belge görünümünü değiştirme (Sayfa Düzeni, Tam Ekran, Web Düzeni, Anahat, Taslak)
• Cetvel, kılavuz çizgileri, gezinti bölmesini görüntüleme
• Belgenin görünümünü büyütme ya da küçültme
• Gösterilecek sayfa sayısını belirleme
• Belgeyi yeni bir pencerede görüntüleme
• Pencereleri yerleştirme
• Görüntüyü bölme
• Pencereler arasında geçiş yapma
• Makroları kullanma

Örneğin, belgeye bir resim eklediğinizde, resmi tıklayınca Resim Araçları sekmesi, bir tablo eklediğinizde ise Tablo Seçenekleri sekmesi görüntülenir. Benzer şekilde, belgenize küçük resim, şekil, Smart Art ya da grafik eklediğinizde, ilgili sekmeler görüntülenir. Bu işlemlere de Bağlamsal sekmeler ve komutlar denir.